Osuuskauppa Varuboden-Oslan rautakaupan asiakasrekisterin tietosuojainformaatio

Rautakaupan asiakasrekisterissä hallinnoidaan tietoja Varuboden-Oslan rautakaupan tilaus- ja laskutusasiakkaista ja henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag, Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa.

 

Mitä tietoa keräämme asiakkaistamme?

Käsittelemme rautakaupan asiakasrekisterissä tuotteiden ja palveluiden toimittamista ja laskutusta varten muun muassa yhteystietojasi (esimerkiksi nimesi ja tilaamiesi tuotteiden toimitusosoite), Osuuskaupan jäsennumerotietoa Bonuksen maksua varten, tietoa tilaus- ja maksuhistoriastasi sekä antamaasi markkinointisuostumusta tai –kieltoa.

Katso tarkemmin tietosuojaselosteestamme.

 

Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi?

Käytämme rautakaupan asiakasrekisterin tietoja

  • rautakaupan tilin avaamiseen
  • luottokelpoisuuden ja maksun varmistamiseen sekä tilausten laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään
  • tilaamiesi tavaroiden tai palveluiden toimittamiseen

Henkilötietojasi välitetään edelleen tavaroiden ja palveluiden toimittajakumppanillemme sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksua varten. Henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi suoramarkkinointiin.

Katso tarkemmin tietosuojaselosteestamme.

 

Mistä saamme henkilötietojasi?

Rautakaupan asiakasrekisterissä olevat henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia rautatilin avaamisen yhteydessä, tilausta tehdessäsi tai pyytäessäsi tarjousta.

Tarkastamme rautatilin avaamisen yhteydessä tiedot luottokelpoisuudesta, saamme luottokelpoisuustiedot Suomen asiakastieto Oy:n asiakastietorekisteristä. 

Päivitämme muuttuneet nimi- ja yhteystiedot pyynnöstäsi kun otat yhteyttä rautakaupan toimipisteeseemme tai rekisterinpitäjään. 

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet?

Rautakaupan asiakasrekisterin henkilötietoja, ja tietoa luottokelpoisuudesta ja maksuhistoriasta käsitellään rautatilisopimuksen nojalla tuotteiden tai palveluiden toimitusta ja laskutusta varten.

Tarjouspyynnön tai tekemäsi tilauksen yhteydessä saatamme pyytää sinulta suostumusta suoramarkkinointiin, jotta voimme lähettää sinulle tietoa rautakaupan tarjouksista sekä uusista tuotteista ja palveluista.

 

Kuka käsittelee henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan sellaiset Varuboden-Oslan ja muiden S-ryhmän yritysten tai palveluntarjoajimme työntekijät, joiden työtehtäviin se kuuluu. Käsittelemme henkilötietoasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Maksuhäiriötilanteissa luovutamme henkilötietoja ja erääntyneen saatavan tiedot perintään kolmannelle osapuolelle.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoa S-ryhmän sisällä taloushallintoon laskutusta varten ja S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten.

Henkilötietojasi ei käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Tilauslomakkeella tehtyä polttoöljytilausta säilytämme kuluvan ja kahden kuukauden ajan tai siihen saakka, että saatavamme on suoritettu. Tilausportaalin kautta tehdyt tilaukset ja tilaustiedot poistamme tilausportaalista sen jälkeen kun tilaus on siirretty taloushallintoon laskutettavaksi.

Polttoöljykaupan asiakasjärjestelmässämme säilytämme osto- ja maksuhistoriatietoa polttoöljytilauksista kuluvan vuoden ja kaksi seuraavaa vuotta viimeisestä tilauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

NEOT ja sen valitsema kuljetusliike säilyttää henkilötietojen käsittelijänä tietoja polttoöljytilauksista, mittarilipuketta ja toimituslähetettä osana kirjanpidon aineistoaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi?

Saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä tästä tietosuojainformaatiosta ja tarkemmin rautakaupan tietosuojaselosteesta. 

Sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi. Helpoimmin teet sen tekemällä tietopyynnön sähköisellä verkkolomakkeellamme tai pyytämällä tietojasi Osuuskaupastamme. Voit korjata virheellisiä ja puutteellisia asiakastietojasi ottamalla yhteyttä rautakauppaamme tai rekisterinpitäjään.

Sinulla on oikeus kieltää asiakasrekisterin tietojen perusteella tehtävä suoramarkkinointi.

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista. Ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

Katso tarkemmin oikeuksistasi Rautakaupan asiakasrekisterin tietosuojaselosteesta. 

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn vaikutukset sinulle ja miten henkilötietojasi suojataan?

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme tuottavat palvelua tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, on mahdollista, kuten muissakin henkilötietoja käyttävissä palveluissa, että henkilöllisyytesi varastetaan tai henkilötietojasi käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.  

 

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Rautakaupan asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä liikeeseemme painamalla stä.
Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuojavastaava@sok.fi.
Voit myös aina epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä valvovaan viranomaiseen. Katso tarkemmin http://www.tietosuoja.fi/.

Asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä osoitteeseen vbo.tietosuoja@sok.fi.

 

Rautakaupan asiakasrekisterin tietosuojaselosteen löydät painamalla tästä.