Osuuskauppa Varuboden-Oslan polttoöljyn asiakasrekisterin tietosuojainformaatio

Polttoöljyn asiakasrekisterissä hallinnoidaan tietoja Osuuskauppa Varuboden-Oslan polttoöljyasiakkaista. Rekisteriä pitää Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag, Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa.

 

Mitä tietoa keräämme asiakkaistamme?

Käsittelemme polttoöljykaupan asiakasrekisterissä polttoöljyn toimittamista ja laskutusta varten muun muassa yhteystietojasi (esimerkiksi nimesi ja polttoöljyn toimitusosoite), Osuuskaupan jäsennumerotietoa Bonuksen maksua varten, tietoa tilaus- ja maksuhistoriastasi, tietoa toimituspaikan tontin erityispiirteistä sekä antamaasi markkinointisuostumusta tai –kieltoa.

 

Mihin tarkoituksiin käytämme henkilötietojasi?

Käytämme polttoöljykaupan asiakasrekisterin tietoja

  • polttoöljyn myyntitilausten kirjaamiseen tilausportaalin kautta, puhelimitse tai sähköpostilla ja polttoöljytilauksen toimittamiseen ilmoittamaasi toimitusosoitteeseen,
  • luottokelpoisuuden ja maksun varmistamiseen sekä polttoöljytilauksen laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään.

Henkilötietojasi välitetään edelleen polttoöljyn toimittajakumppanillemme North Europe Oil Trade Oy:lle (NEOT) toimituksen toteuttamiseksi sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksua varten.

Henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen esimerkiksi tekstiviestikyselyjen avulla.

Katso tarkemmin tietosuojaselosteestamme.

 

Mistä saamme henkilötietojasi?

Polttoöljykaupan asiakasrekisterissä olevat henkilötietosi ovat pääosin sinun itsesi antamia polttoöljytilausta tehdessäsi tai pyytäessäsi tarjousta polttoöljystä.

Tarkastamme tekemäsi tilauksen yhteydessä tiedot luottokelpoisuudesta polttoöljyn tilausportaalimme kautta automaattisesti. 

Päivitämme muuttuneet nimi- ja yhteystiedot pyynnöstäsi kun otat yhteyttä polttoöljymyyntiimme. Tietosi päivittyvät myös kun syötät tietosi polttoöljytilausportaaliimme tilausta tehdessäsi. 

Sinulla on milloin vain oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, tekemällä ilmoitus rekisterinpitäjälle Varuboden-Osla Handelslagille.

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet?

Polttoöljykaupan asiakasrekisterin henkilötietoja, ja tietoa luottokelpoisuudesta ja maksuhistoriasta käsitellään polttoöljytoimitussopimuksen nojalla polttoöljyn toimitusta varten.

Tarjouspyynnön tai polttoöljytilauksen yhteydessä pyydämme sinulta suostumusta suoramarkkinointiin, jotta voimme lähettää sinulle tietoa polttoöljytarjouksista sekä uusista tuotteista ja palveluista. Katso tarkemmin tietosuojaselosteestamme.

 

Kuka käsittelee henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan sellaiset Osuuskauppa Varuboden-Oslan ja NEOT Oy:n sekä muiden S-ryhmän yritysten tai palveluntarjoajimme työntekijät, joiden työtehtäviin se kuuluu. Käsittelemme henkilötietoasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Luovutamme henkilötietojasi (nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) tilausvahvistusta ja polttoöljytoimitusta varten NEOT Oy:lle, joka vastaa polttoöljyn toimituksesta kohdeosoitteeseen. Saat noin vuorokausi ennen toimitusta NEOTilta toimitustekstiviestin tilauksen yhteydessä ilmoittamaasi gsm-numeroon.

Lisäksi voimme luovuttaa tietoa S-ryhmän sisällä taloushallintoon polttoöljytoimituksen laskutusta ja S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten.

Henkilötietojasi ei käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu henkilötiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Tilauslomakkeella tehtyä polttoöljytilausta säilytämme kuluvan ja kahden kuukauden ajan tai siihen saakka, että saatavamme on suoritettu. Tilausportaalin kautta tehdyt tilaukset ja tilaustiedot poistamme tilausportaalista sen jälkeen kun tilaus on siirretty taloushallintoon laskutettavaksi.

Polttoöljykaupan asiakasjärjestelmässämme säilytämme osto- ja maksuhistoriatietoa polttoöljytilauksista kuluvan vuoden ja kaksi seuraavaa vuotta viimeisestä tilauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

NEOT ja sen valitsema kuljetusliike säilyttää henkilötietojen käsittelijänä tietoja polttoöljytilauksista, mittarilipuketta ja toimituslähetettä osana kirjanpidon aineistoaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi?

Saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä tästä tietosuojainformaatiosta ja tarkemmin polttoöljykaupan tietosuojaselosteestamme.

Sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi. Helpoimmin teet sen tekemällä tietopyynnön sähköisellä verkkolomakkeellamme tai pyytämällä tietojasi Osuuskaupastamme. Voit korjata virheellisiä ja puutteellisia asiakastietojasi ottamalla yhteyttä polttoöljymyyntiimme.

Sinulla on oikeus kieltää asiakasrekisterin tietojen perusteella tehtävä suoramarkkinointi ja uuden polttoöljytilauksen tekstiviestimuistutukset.

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn vaikutukset sinulle ja miten henkilötietojasi suojataan?

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljyn tilausportaalin toimittaja sekä polttoöljytoimituksesta vastaava NEOT käsittelevät tietojasi tilauksen käsittelyn ja toimituksen ajan tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Polttoöljyn asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä liikeeseemme painamalla tästä.
Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuojavastaava@sok.fi.
Voit myös aina epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä valvovaan viranomaiseen. Katso tarkemmin http://www.tietosuoja.fi/.

Asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä osoitteeseen vbo.tietosuoja@sok.fi.

 

Polttoöljyn tietosuojaselosteen löydät painamalla tästä.