Osuuskauppa Varuboden-Oslan laskutusasiakasrekisterin tietosuojainformaatio

Laskutusasiakasrekisterissä Osuuskauppa Varuboden-Osla hallinnoi tietoja laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään liittyvissä asioissa. Rekisteriä pitää Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag, Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa.

 

Mitä tietoa keräämme asiakkaistamme?

  • Liikekumppanin nimi
  • Nimen tarkenne
  • Nimen lisätarkenne
  • Nimilyhenne
  • Ylempi liikekumppani
  • Liikekumppanin tunnus
  • Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
  • Edellinen nimi
  • Yhtiömuoto
  • Asiakasryhmä
  • Toimittajaryhmä
  • Konsernikoodi
  • Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
  • Aloituspvm
  • Enn.perintä voimassa
  • Lopetuspvm
  • Lopetussyy
  • Lähiosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Postilokero
  • Postinumero (postilokero)
  • Postitoimipaikka (postilokero)
  • Maa
  • Kieli
  • Puhelin
  • Telefax
  • Sähköposti yleinen
  • OVT -tunnus

 

  • Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:
  • Henkilötunnus
  • Maksuhäiriömerkinnän pvm
  • Merkinnän aiheuttanut summa
  • Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

 

Mistä saamme henkilötietojasi?

  • Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali Laskutusasiakkaan masterdatatiedoista
  • SOK:n Orma - organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteristä 
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmästä
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedoista
  • Talouden raportointijärjestelmän tietovarastosta
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedoista
  • Talouden sähköisestä arkistosta 

 

Kuka käsittelee henkilötietojasi?

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi kirjanpitolain arkistointivaateen mukaisesti.

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi?

Saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä tästä tietosuojainformaatiosta ja tarkemmin varausten ja tilausten yhteystietorekisterin tietosuojaselosteesta.

Voit milloin tahansa käyttää oikeuttasi ja rajoittaa henkilötietojen käsittelyä (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely),  ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi. Helpoimmin teet sen tekemällä tietopyynnön sähköisellä verkkolomakkeella tai pyytämällä tietojasi Osuuskauppa Varuboden-Oslalta. Voit korjata virheellisiä ja puutteellisia asiakastietojasi ottamalla yhteyttä suoraan tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista. Ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

Sinulla on oikeus saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta).

Sinulla on oikeus omien henkilötietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista).

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
 
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn vaikutukset sinulle ja miten henkilötietojasi suojataan?

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
 
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. 

 

 

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Laskutusasiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä osoitteeseen vbo.tietosuoja@sok.fi.
Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuojavastaava@sok.fi.
Voit myös aina epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä valvovaan viranomaiseen. Katso tarkemmin http://www.tietosuoja.fi/.

 

Laskutusasiakasrekisterin tietosuojaselosteen löydät painamalla tästä.