Register över fullmäktigeval

 

DATASKYDDSBESKRIVNING (från och med 25.5.2018)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

Registeransvarig

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag

Postadress: PB 35, 01531 Vanda

Tfn: 010 76 2600

Besöksadress: Teknobulevarden 3 – 5

FO-nummer: 2364515-1 

Den dataskyddsansvariges kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

Den person som sköter registerärenden

vbo.tietosuoja@sok.fi

Registrets namn

Register över fullmäktigeval

Dina personuppgifter insamlas och sparas för att göra upp fullmäktigevalets kandidatlistor och valkompass, för kandidatpresentationerna och för att ordna fullmäktigeval. Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag är registeransvarig för de personuppgifter du överlåtit.   

Register över fullmäktigeval

Ändamålet med behandlingen

På basis av registeruppgifterna görs fullmäktigevalets kandidatlistor och valkompass upp i handelslaget samt ordnas val. Handelslaget kan skicka kontroll- och kompletteringsförfrågningar till kandidatlistans ombud och inbjudan till valkompassen och påminnelser om att delta i valkompassen. Handelslaget fastställer de uppgifter som matas in i valkompassen.

Kandidatlistornas uppgifter och de uppgifter kandidaterna matat in i valkompassen används i handelslagets fullmäktigeval för att genomföra valet och för kandidaternas presentationer.

De uppgifter som kandidaten fyllt i valkompassen finns till offentligt påseende efter att de blivit publicerade.

 

Registeruppgifterna används inte till direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring, inte heller till marknads- eller opinionsundersökningar.  

Grund för behandlingen över personuppgifter

Artikel 6.1 a) Samtycke

 

Beskrivning över rättslig förpliktelse

Personuppgiftsbehandlingen grundar sig inte på den registeransvariges rättsliga förpliktelse.

 

Beskrivning över de registrerades grupper

Fullmäktigevalets kandidater och kandidatlistornas ombud

Personuppgifter som behandlas

I registret kan man samla in följande uppgifter som kandidatlistornas ombud och kandidaterna gett:

• kandidatlistans ombud och suppleant

• adress

• medlemsnummer

• telefonnummer

• e-postadress.

 

Uppgifter som kandidaten gett för kandidatlistan:

• namn

• kandidatens grad eller yrke

• adress

• telefonnummer

• e-postadress

• medlemsnummer

Uppgifter som kandidaten gett för valkompassen:

• kandidatens valområde

• kandidatens nummer

• kandidatlistans namn

• kandidatens hemkommun

• ålder  

• erfarenhet av att jobba i fullmäktige

• kandidatens motto eller valtema

• kandidatens andra svar på valkompassens frågor

• kandidatens fotografi

• adress till kandidatens webbsida eller Facebook-sida

Informationskälla och beskrivning över informationskällor i det fall att uppgifterna är insamlade från offentliga källor

Kandidatlistans ombud och/eller kandidaten själv

Mottagargrupper

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som fastställs i denna redogörelse. Vi använder utomstående tjänsteleverantörer som producerar system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till de tjänsteleverantörer som används för de delar som de deltar i att förverkliga åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.    

Personuppgifterna behandlas på uppdrag av en samarbetspartner i Finland.

Vi sköter om att ha tillräckligt hög nivå på våra samarbetsparters personuppgiftsskydd enligt det sätt lagstiftningen förutsätter.

Vi överlåter inte registeruppgifter vidare åt en tredje part, frånsett det att vi överlåter uppgifter till myndigheter inom de gränser den gällande lagstiftningen tillåter och ålägger, exempelvis för att svara på myndigheters informationsförfrågan.

Tredjeländer eller internationella organisationer som uppgifter överförs till eller information om att uppgifter inte överförs till tredjeländer eller internationella organisationer

Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsrådet eller till internationella organisationer.

 

Förvaringstid för uppgifter, eller kriterier för hur förvaringstiden fastställs Personuppgifter enligt den här beskrivningen lagras endast så länge och i den utsträckning som det är nödvändigt och registerinnehavaren använder uppgifterna i verksamhet som berör de behandlingsändamål som angetts. Uppgifterna i registret kan lagras ända till handelslagets följande val, så eventuell suppleant för en representant kan väljas. Registeruppgifterna förstörs på ett datasäkert sätt genast då fullmäktigeperioden är slut.  

Den registrerades rättigheter

Den registrerade personen har följande rättigheter:

• Rätt att få tillgång till sina personuppgifter

• Rätt att få uppgifter korrigerade

• Rätt att få uppgifter raderade 

• Rätt att begränsa behandlingen (bestrider uppgifternas riktighet eller lagstridig behandling)    

 • Rätt att motsätta sig                                                                                                                      

 • Rätt att återkalla samtycke                                                                                                                             

• Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat (gäller automatisk behandling)                           

• Rätt att få information om personuppgifternas informationssäkerhet kränks  

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få tilläggsinformation om hur hens personuppgifter behandlas, kan hen kontakta den registeransvarige som nämns i denna beskrivning. 

En person har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet, om hen anser att man vid behandling av hens personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

 

Att återkalla samtycke

Personen har rätt att återkalla sitt samtycke om hen så vill. Att återkalla samtycke påverkar inte lagenligheten för den behandling av personuppgifter som gjorts utgående från samtycket innan samtycket återkallas. Personen kan dra tillbaka sitt samtycke genom att kontakta den registeransvarige eller handelslagets S-valnämnd.

Om personen återkallar sitt samtycke till att uppgifter som getts för kandidatlistan behandlas, kan hen inte längre vara uppställd som kandidat eller kandidatlistans ombud. Om den registrerade återkallar sitt samtycke till att uppgifter som getts för valkompassen behandlas, raderas hens uppgifter från valkompassen, men hen kan fortfarande vara uppställd som kandidat i valet.

Personuppgiftsbehandling baserar sig inte på avtal.

 

 

Uppgifter som är relevanta för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Inget automatiserat beslutsfattande hör ihop med personuppgiftsbehandling och på basis av personuppgifterna görs ingen profilering.

 

Verkningarna av personuppgiftsbehandlingen

Vi skyddar personuppgifter omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att använda vederbörliga metoder för dataskydd och datasäkerhet. Valets systemleverantörer behandlar personuppgifter i informationssäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifter är begränsad och de anställda har sekretessplikt.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifter bl.a. genom förebyggande riskhantering och säkerhetsplanering, med kommunikationstekniska medel och genom att använda säkra anläggningsutrymmen, passerkontroll och säkerhetssystem. De fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den inledande behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljandet av användarrättigheter är kontrollerat. Vi utbildar regelbundet den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter, och ser till att också våra samarbetspartners personal förstår personuppgifternas konfidentiella karaktär och betydelse av säker behandling. Vi väljer noggrant de underleverantörer som vi anlitar. Vi uppdaterar kontinuerligt våra interna procedurer och anvisningar. Om personuppgifter råkar i fel händer trots alla våra skyddsåtgärder, är det möjligt att personuppgifter missbrukas. Om vi upptäcker en sådan incident, börjar vi omedelbart reda ut den och förhindra skadeverkningar. Vi informerar de vederbörliga myndigheterna och de registrerade om personuppgiftsincidenten enligt gällande lagstiftning.