Osuuskauppa Varuboden-Oslan sidosryhmien yhteystietorekisterin tietosuojainformaatio

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag:

Puh. 010 76 2600

Postiosoite: PL 35, 01531 Vantaa

Käyntiosoite: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

Y-tunnus: 2364515-1

 

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

 

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

vbo.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi 

Sidosryhmien yhteystietorekisteri

 

S-ryhmän sidosryhmien tietosuojainformaatio

Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan yhteystietorekisteriimme toiminnan varmistamiseksi, tiedon jakamiseksi, kouluttamista varten, yhteydenpitoon häiriötilanteissa tai mahdollisiin muihin sidoryhmäyhteydenottoihin liittyen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa Varuboden-Osla Handelslag.

 

5. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Sidosryhmärekisterissä käsitellään Varuboden-Oslan sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toiminnan varmistaminen, tiedon jakaminen, kouluttamista varten, yhteydenpitoon häiriötilanteissa tai mahdollisiin muihin sidosryhmäyhteydenottoihin liittyen. Henkilötietoja käsitellään yhteydenpitoon sidosryhmien ja Varuboden-Oslan välillä.

 

6. Tietojen käsittelyn peruste

Sidosryhmästä riippuen sopimus, suostumus tai laki, joka velvoittaa keräämään yhteystiedot. 

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Sidosryhmien edustajat.

 

9. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Osoite
  • Sähköposti
 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

THenkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä. 

 

11. Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetenki

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin yhteistyö kyseisen sidosryhmän ja henkilön välillä on ajankohtaista.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen 

Henkilötietojen käsittelyn voi peruuttaa olemalla yhteydessä Varuboden-Oslaan.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Yhteistyö Varuboden-Oslan ja sidosryhmän välillä ei voi jatkua.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista 

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja‐ ja tietoturvallisuuskeinoja. Markkinointirekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S‐ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Vastaamme henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviin kysymyksiin myös osoitteessa: tietosuojavastaava@sok.fi.
Voit myös aina epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä valvovaan viranomaiseen. Katso tarkemmin http://www.tietosuoja.fi/.

Asiakasrekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä osoitteeseen vbo.tietosuoja@sok.fi.