Turun Osuuskaupan työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Turun Osuuskauppa (TOK), TOK HR,
Postiosoite: PL 186, 20101 Turku
Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 Turku
Y-tunnus: 0142122-9
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tok.tietosuoja@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Turun Osuuskaupan työnhakijarekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työnhakijatiedon käsittely
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Sopimuksen täytäntöön paneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet
Suostumus, soveltuvin osin
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
 
Rekrytointitarpeen kartoittaminen:
  • Henkilöstö, työsopimustunnit, henkilömäärät,osaaminen
  • Rekrytoinnin luonti: Rekrytoinnin yhteyshenkilön tai/ja esimiehen nimi, puhelinnumero ja sähköposti
  • Hakuprosessi: Työnhakijan nimi, perustiedot, osaamiset, työhistoria, kurssit ja mahdolliset tehtäväkohtaiset kysymykset.
Muut asiat ovat pakollisia paitsi tehtäväkohtaiset kysymykset, sillä niitä ei jokaisessa rekrytoinnissa ole. Työnhakija voi liittää myös valokuvan mukaan sekä omia CV-tietoja tai muita liitteitä sekä LinkedIn-linkin, suosittelijat ja suosittelijan yhteystiedot. Avoimessa rekrytoinnissa vastaavat tiedot kuin hakuprosessissa.
 
Rekrytoinnin käsittely:
  • Pakolliset tiedot: Nimi, työhistoria, koulutukset sekä "työskenteletkö tällä hetkellä TOK:ssa vakituisessa työsuhteessa"- kysymykseen vastaus.
  • Vapaaehtoiset tiedot: Osoitetiedot, ikä, video, tehtäväkohtaiset tiedot
  • Soveltuvuusarvioinnit: Nimi, syntymäaika, CV-tiedot, työhakemus, yhteystiedot
  • Rekrytointireservi: Työnhakijan työhakemustiedot: perustiedot, osaaminen, koulutus, tutkinnot. Näiden lisäksi työnhakijan täyttämä käytettävyyslomake, josta ilmenee toimipaikat, jossa työnhakija voi työskennellä sekä sopimustunnit, joilla hakija on valmis työskentelemään.
 
9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekrytoinnin yhteyshenkilön tai esimiehen nimi, puhelinnumero ja sähköposti, jotta työnhakijat voivat ottaa yhteyttä rekrytointiasioihin liittyen. Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.
Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta tai luottotietojen tarkastus), tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen.
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
  • Rekrytointi säilyy järjestelmässä kaksi vuotta, ellei sitä ennen poisteta.
  • Työnhakutietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.
  • Myös työnhakuprofiili poistuu, mikäli hakija ei ole päivittänyt sitä kahteen vuoteen.
  • Soveltuvuusarviointeja säilytetään valintapäätösprosessin ajan. Kuitenkin enintään kuluva + 1 vuosi.
Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
 
14. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
  • Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
  • Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisen henkilötietoluokka 2:n mukaisia tietoja (kohdistuu erityisiä vaatimuksia). Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa
palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. Turun Osuuskaupassa suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat arkistoidaan sähköiseen arkistoon, jonka jälkeen fyysinen asiakirja tuhotaan tietosuojakäytännön mukaisesti. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin.
jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.