Turun Osuuskaupan polttoöljykaupan asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Turun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 186, 20101 Turku
Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 TURKU
Y-tunnus: 0142122-9
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tok.tietosuoja@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Turun Osuuskaupan polttoöljykaupan asiakasrekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaaminen asiakkaittain (puhelin-, tilausportaali- ja sähköpostitilaukset) ja välittäminen edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus sekä toimitusehdot
Luottotietojen tarkastus sopimuksen täytäntöönpanon edellytyksenä
Art. 6.1 b) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Turun Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamisessa käsiteltävät tiedot:
  • Nimi
  • Henkilötunnus (y-tunnus)
  • Toimitusosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
  • Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
  • Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
  • Tiedot asiakkaan ostoista
  • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
  • Tieto luottokelpoisuudesta
  • Markkinointisuostumus tai -kielto
 
North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:
  • Asiakkaan nimi
  • Polttoöljyn toimitusosoite
  • Puhelinnumero ja/tai sähköposti
  • Toimituksen lisätiedot
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai -kielto
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä.
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajana toimivan North Europe Trade Oil Oy:n (NEOT) ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.
 
Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä Sryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin  bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
 
  • Turun Osuuskauppa tilausportaali: Asiakastieto poistetaan Turun Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen
  • Turun Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta
  • NEOT: kuluva vuosi + 2 vuotta
  • Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan ja siihen liittyvän asiakasrekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.