Turun Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Turun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 186, 20101 Turku
Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100
Y-tunnus: 0142122-9
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tok.tietosuoja@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Turun Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Turun Osuuskaupan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään. 
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanimasterdata:
  • Liikekumppanin nimi
  • Nimen tarkenne
  • Nimen lisätarkenne
  • Nimilyhenne
  • Ylempi liikekumppani
  • Liikekumppanin tunnus
  • Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
  • Edellinen nimi
  • Yhtiömuoto
  • Asiakasryhmä
  • Toimittajaryhmä
  • Konsernikoodi
  • Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
  • Aloituspvm
  • Enn.perintä voimassa
  • Lopetuspvm
  • Lopetussyy
  • Lähiosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Postilokero
  • Postinumero (postilokero)
  • Postitoimipaikka (postilokero)
  • Maa
  • Kieli
  • Puhelin
  • Telefax
  • Sähköposti yleinen
  • OVT -tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:
  • Henkilötunnus
  • Maksuhäiriömerkinnän pvm
  • Merkinnän aiheuttanut summa
  • Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm
9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
  • Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali
  • Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma - organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
  • Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto
10. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
 
11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen
 
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
14. Suostumuksen peruuttaminen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.
 
15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta
 
16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat
käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.  Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.
 
Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.