Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n kauneuspalvelujen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Suur-Seudun Osuuskauppa SSO:n Kauneuspalveluiden asiakasrekisteri 
 
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Suur-Seudun Osuuskauppa SSO
Postiosoite: Prismantie 2, 24800 Halikko
Käyntiosoite: Prismantie 2, 24800 Halikko 
Y-tunnus: 1834868-9
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 
tietosuojavastaava@sok.fi 
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
SSO:n tietosuojayhteyshenkilöt, sso.tietosuoja@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Suur-Seudun Osuuskauppa SSOn kauneuspalveluiden asiakasrekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen yksilöllisen ja laadukkaan palvelun toteuttamiseksi, mahdollisten ongelmien selvittämiseen, yhteydenpitoon varausten varmistamiseksi sekä mahdollisiin muihin palveluun liittyviin yhteydenottoihin. 
Asiakaskortistoa käytetään asiakkaille tehtyjen töiden tietojen ja käytettyjen tuotteiden ja aineiden tallentamiseen, jotta varmistetaan työn tasainen laatu ja turvallisuus. Osana asiakasrekisteriä käsitellään myös henkilöstön tietoja liittyen kampaamo- tai kauneudenhoitopalvelun suorittajaan 
Allergiat tai muut yliherkkyydet kysytään asiakkaalta joka kerta erikseen. Terveystietoa ei tallenneta, jotta varmistetaan tiedon ajantasaisuus ja laatu.
Henkilötietokoosteita, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa, käytetään kauneuspalveluiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen kuten asiakaspalautetutkimuksen toteuttamiseen tai raportointiin.
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein 
Art. 6.1 b) Sopimus
Ajanvaraus ja käynti kauneuspalvelussa
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot 
Kauneuspalvelun turvalliseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen, mahdollisiin jälkikäteiseen ongelmien selvittämiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot
  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Varausjärjestelmän tunnistetiedot
  • Varatut ajat ja tallennetut työt 
  • paikka
  • päivämäärä
  • tekijä
  • käytetyt aineet ja niiden sopivuus
  • tekniikat
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaat, työntekijät
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta ajanvarausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen avulla. 
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään ajanvaraus- ja asiakaskortistojärjestelmän palvelutoimittajan toimesta Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 
Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.
Henkilötietojen käsittelijän kanssa on solmittu henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus, jota säilytetään sähköisesti Suur-Seudun Osuuskaupan sopimusarkistossa.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 
Asiakasvarausjärjestelmän tunnuksia säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä varauksesta. 
Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä käynnistä. 
 
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) automaattisen käsittelyn osalta
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta 
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa toimipaikassa, kun henkilöllisyys on tarkastettu. Mikäli asiakas haluaa tietonsa pois kumppanimme rekisteristä, niin neuvomme häntä itse kirjautumaan palveluun. Henkilöt voivat itse poistaa ja katsoa omat henkilötietonsa palvelimelta.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Kauneudenhoitopalvelua ei voida toteuttaa ilman ajanvarausta.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kauneuspalveluiden järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
 
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.