Satakunnan Osuuskauppa, toimittajatietosuojaseloste

Satakunnan Osuuskaupan toimittajarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1.    Rekisterinpitäjä
Satakunnan Osuuskauppa
Postiosoite:         PL 14, 28101 Pori
Satakunnan Osuuskaupan vaihde:    029 009 6000
Käyntiosoite:         Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
Y-tunnus:             0137281-8


2.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


3.    Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.satakunta@sok.fi


4.    Rekisterin nimi
Satakunnan Osuuskaupan toimittajarekisteri


5.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta.


6.    Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.


7.    Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.


8.    Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanimasterdata:
•    Liikekumppanin nimi
•    Nimen tarkenne
•    Nimen lisätarkenne
•    Nimilyhenne
•    Ylempi liikekumppani
•    Liikekumppanin tunnus
•    Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
•    Edellinen nimi
•    Yhtiömuoto
•    Asiakasryhmä
•    Toimittajaryhmä
•    Konsernikoodi
•    Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta)
•    Aloituspvm
•    Enn.perintä voimassa
•    Lopetuspvm
•    Lopetussyy
•    Lähiosoite
•    Postinumero
•    Postitoimipaikka
•    Postilokero
•    Postinumero (postilokero)
•    Postitoimipaikka (postilokero)
•    Maa
•    Kieli
•    Puhelin
•    Telefax
•    Sähköposti yleinen
•    OVT -tunnus

9.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Toimittajan yhteyshenkilöt


10.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto


11.    Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.


12.     Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.


13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen


14.    Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
•    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•    Oikeus tietojen oikaisemiseen
•    Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
•    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
•    Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
•    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


15.    Suostumuksen peruuttaminen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus


16.    Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta


17.    Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.


18.    Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa.
Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.