Satakunnan Osuuskauppa, toimittajatietosuojaseloste

(25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Satakunnan Osuuskauppa
Puh: 029 009 6000
Postiosoite: PL 14, 28101 Pori
Käyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
Y-tunnus: 0137281-8

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.satakunta@sok.fi

  1. Rekisterin nimi

Satakunnan Osuuskaupan toimittajarekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta.

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Liikekumppanimasterdata:

  • Liikekumppanin nimi
  • Nimen tarkenne
  • Nimen lisätarkenne
  • Nimilyhenne
  • Ylempi liikekumppani
  • Liikekumppanin tunnus
  • Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
  • Edellinen nimi
  • Yhtiömuoto
  • Asiakasryhmä
  • Toimittajaryhmä
  • Konsernikoodi
  • Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta)
  • Aloituspvm
  • Enn.perintä voimassa
  • Lopetuspvm
  • Lopetussyy
  • Lähiosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Postilokero
  • Postinumero (postilokero)
  • Postitoimipaikka (postilokero)
  • Maa
  • Kieli
  • Puhelin
  • Telefax
  • Sähköposti yleinen
  • OVT -tunnus
  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Toimittajan yhteyshenkilöt

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

  1.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa.

Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.