Satakunnan Osuuskauppa, arvontojen ja kilpailujen tietosuojaseloste

Satakunnan Osuuskaupan arvonta- ja kilpailurekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1.    Rekisterinpitäjä
Satakunnan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 14, 28101
Käyntiosoite: Itäkeskuksenkaari 1, 28130 PORI
Y-tunnus 0137281-8


2.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


3.    Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.satakunta@sok.fi


4.    Rekisterin nimi
Satakunnan Osuuskaupan arvonta- ja kilpailurekisteri


5.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi. Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.
Jos arvonnan yhteydessä kerätään tietoa asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin, ilmoitetaan tämä aina erikseen arvontalomakkeessa.


6.    Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa.
Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.

 
7.    Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.


8.    Käsiteltävät henkilötiedot
Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka


9.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi- ja yhteystiedot


10.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai kilpailulomakkeen kautta.


11.    Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa


12.    Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.


13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta.


14.    Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
•    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•    Oikeus tietojen oikaisemiseen
•    Oikeus tietojen poistamiseen
•    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
•    Vastustamisoikeus
•    Oikeus peruuttaa suostumus
•    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


15.    Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.


16.    Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.


17.    Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.


18.    Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- tai arvontarekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.