Satakunnan Osuuskauppa, tapahtumajärjestämisen tietosuojaseloste

Tapahtumajärjestämisen rekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1.    Rekisterinpitäjä
Satakunnan Osuuskauppa
Postiosoite:         PL 14, 28101 Pori
Satakunnan Osuuskaupan vaihde:    029 009 6000
Käyntiosoite:         Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
Y-tunnus:             0137281-8


2.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


3.    Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.satakunta@sok.fi


4.    Rekisterin nimi
Satakunnan Osuuskaupan tapahtumajärjestämisen rekisteri


5.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään määräaikaisesti Satakunnan Osuuskaupan tapahtumien järjestämiseen ja kutsujen lähettämiseen.


6.    Henkilötietojen käsittelyn peruste
 Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn.


7.    Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun


8.    Käsiteltävät henkilötiedot
•    nimi
•    osoite
•    puhelinnumero
•    sähköpostiosoite
•    ruokavaliotoiveet

9.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi- ja yhteystiedot


10.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään tapahtumaan tai tapahtuman järjestämiseen osallistuvalta henkilöltä itseltään.


11.    Henkilötietojen vastaanottajat
Luovutamme tarvittaessa tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa. Henkilötietoja voivat käsitellä esimerkiksi tapahtuman alihankkijat. Luovutamme tietoja myös viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.  


12.    Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.


13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kaikki kerätyt asiakkaiden henkilötiedot tuhotaan tapahtuman jälkeen viimeistään 3 kk kuluttua tapahtumasta.
Sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden yhteystietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli vastaava tapahtuma on suunnitteilla myös seuraavalle vuodelle. Näiden osalta tiedot tuhotaan heti, mikäli kyseistä yhteistyökumppania ei enää käytetä seuraavassa tapahtumassa.
Asiakaspalautteet tuhotaan, kun palaute on käsitelty loppuun.

14.    Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
•    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•    Oikeus tietojen oikaisemiseen
•    Oikeus tietojen poistamiseen
•    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
•    Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)
•    Oikeus peruuttaa suostumus
•    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
•    Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


15.    Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tapahtuman järjestäneeseen tahoon.


16.    Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Tapahtumaan tai tapahtuman järjestämiseen osallistuminen ei onnistu.


17.    Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.


18.    Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- tai arvontarekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset kilpailu- tai arvonta-asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.