Satakunnan Osuuskauppa, Oma Kööki Cateringin tietosuojaseloste

Oma Kööki Catering
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1.    Rekisterinpitäjä
Satakunnan Osuuskauppa
Postiosoite:         PL 14, 28101 Pori
Satakunnan Osuuskaupan vaihde:    029 009 6000
Käyntiosoite:         Itäkeskuksenkaari 1, 28130 Pori
Y-tunnus:             0137281-8


2.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


3.    Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.satakunta@sok.fi


4.    Rekisterin nimi
Satakunnan Osuuskaupan Oma Kööki Catering asiakasrekisteri


5.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Satakunnan Osuuskaupan Oma Kööki Catering verkkosivuston kautta asiakas voi tehdä tarjouspyynnön, tilauksen tai ennakkosuunnitelman Catering palvelun järjestelyistä. Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja laskutukseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.


6.    Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 b) sopimus
Palvelun tilaus


7.    Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.


8.    Käsiteltävät henkilötiedot
•    Nimi
•    Osoite
•    Sähköpostiosoite
•    Puhelinnumero
•    Tilaustiedot
•    Asiakkaan ilmoittamat asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot

9.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Catering palvelun asiakkaat


10.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisteriin kerätään asiakkaan luovuttamia tietoja tuotetilauksien/-tarjousten yhteydessä.


11.    Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoja ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-Etukorttia.


12.     Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.


13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Osuuskauppa tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.
Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.


14.    Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
•    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•    Oikeus tietojen oikaisemiseen
•    Oikeus tietojen poistamiseen
•    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
•    Vastustamisoikeus
•    Oikeus peruuttaa suostumus
•    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.    Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä Osuuskauppaan tai toimipaikkaan.


16.    Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Catering palvelun toimittaminen ei toteudu.


17.    Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.


18.    Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Tietojärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.