Asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri

S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen jäsenrekisteriä. Tämän lisäksi rekisteriä käytetään mm. S-ryhmän osuuskauppojen asiakasomistajatalouksien asiakassuhteiden hoitamiseen sekä yhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietojen perusteella asiakasomistajille mm. maksetaan Bonus, osuusmaksun korot sekä mahdolliset ylijäämänpalautukset.

Voit tarkastaa henkilötietolain mukaisesti sinusta tähän rekisteriin tallennetut tiedot. Ohjeet rekisteritietojen tarkastamiseen löydät kohdasta 9.

REKISTERISELOSTE (1.5.2014 ALKAEN)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: SOK Asiakkuus
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki


2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Leena Tikkanen

3. Rekisterin nimi

S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen osuuskuntalain mukaisia jäsenluetteloja. Lisäksi tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoituksena on S-ryhmän asiakasomistaja- ja muiden henkilöasiakassuhteiden hoitaminen, etujen ja palveluiden tuottaminen, markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen. Kuitin loppusummaa tarkempaa tuoteryhmä- ja/tai tuotetasoista ostotietoa voidaan käyttää markkinoinnin kohdentamiseen, ellei asiakasomistaja tai asiakasomistajatalouteen kuuluva ole sitä erikseen kieltänyt. S‑ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvissa yhteisöissä ja käyttää S‑ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään tietoja seuraavista asiakkaista (jäljempänä yhdessä "Asiakkaat" ja yksittäin "Asiakas")

  • asiakasomistajat: henkilöt, jotka ovat osuuskaupan jäseniä
  • asiakasomistajatalouteen kuuluvat: henkilöt, jotka kuuluvat asiakasomistajatalouteen, mutta jotka eivät itse ole osuuskaupan jäseniä
  • muut asiakkaat: henkilöt, jotka eivät kuulu asiakasomistajatalouteen, mutta jotka ovat tilanneet jotain S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin perusteella tuotettavia palveluita, kuten sähköisiä uutiskirjeitä.

Rekisterissä voidaan käsitellä Asiakkaasta seuraavia voimassaolevia ja/tai päättyneitä (kohdan 10. mukaisin rajoituksin) alla olevan taulukon mukaisia tietoja, jotka on yksilöity tarkemmin taulukon jälkeen:

 

Asiakasomistaja

Asiakasomistaja-talouteen kuuluva

Muu asiakas

Henkilötiedot

X

X

X

Yhteystiedot

X

X

X

Henkilökuntatiedot

X

X

 

Osuuskauppojen jäsentiedot

X

 

 

Bonusta myöntävät laskutuspartnerit

X

X

 

Asiakasomistajatalouden tiedot

X

X

 

Etujen maksutili

X

 

 

S-Etukortti

X

X

 

Tunnukset

X

X

X

Asiakasryhmät

X

X

 

Palvelut ja tilaukset

X

X

X

Palveluestot

X

X

 

Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta

X

X

 

Henkilötiedot:

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, turvakielto, markkinoinnin esto, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista
  • asiakasnumero, asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika
  • väestötietojärjestelmästä ja palveluntarjoajilta saadut kielto- ja päivitystiedot

Yhteystiedot:

  • vakituinen postiosoite, väliaikainen postiosoite, kotikunta, maakoodi, matkapuhelin, markkinointilupa matkapuhelimeen, muu puhelinnumero, sähköpostiosoite, markkinointilupa sähköpostiin

Henkilökuntatiedot:

  • tieto S-ryhmän henkilökuntaan kuulumisesta, tieto alennusoikeudesta

Osuuskauppojen jäsentiedot:

  • jäsenyysosuuskauppa, jäsennumero, jäsenyyden tila, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivät, liittymistoimipaikka
  • osuusmaksun tila, maksettu osuusmaksu, osuusmaksun täyteenmaksamispäivä ja maksutapahtumat
  • tiedot osuusmaksulle maksetuista koroista, tieto maksetusta ylijäämänpalautuksesta

Bonusta myöntävät laskutuspartnerit:

  • rekisteröitymiset Bonusta myöntäville yhteistyöyrityksille, voimassaoloaika

Asiakasomistajatalouden tiedot:

  • asiakasomistajatalouden pääjäsen, pääjäsenen kanssa samaan asiakasomistajatalouteen kuuluvat henkilöt

Etujen maksutili:

  • etujen maksutilin tilinumero ja tilityyppi

S-Etukortit:

  • kortin numero, korttityyppi, kortin voimassaoloaika, kortin sulkemisen syy
  • tieto siitä, mihin asiakasomistajatalouteen kortilla tehdyt bonusostot yhdistetään
  • tieto siitä, minkä osuuskaupan jäsenyyteen perustuen kortti on tilattu

Tunnukset:

  • S-tunnus, Saldopäätetunnus

Asiakasryhmät:

  • asiakasomistajatalouden asiakasryhmä, tiedot Asiakkaan osallistumisesta seurojen tai muiden yhteenliittymien kannustajajoukkoihin

Palvelut ja tilaukset:

  • tieto tilatuista palveluista (mm. bonusviestit, uutiskirjeet, asiakaspaneelit)
  • tietoja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä Rekisterinpitäjän yhteydenpidosta Asiakkaaseen

Palveluestot:

  • asiakasomistajapostin lähetysesto, erillissuorapostitusten esto, puhelinmarkkinoinnin esto, tutkimuskyselyjen esto, takuukuittiesto, tuote- ja tuoteryhmätasoisen ostotiedon käytön esto

Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta:

  • asiakasomistajaetuihin oikeuttaviin ostoksiin käytetyn S-Etukortin korttinumero tai jäsen-/asiointinumero, ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, kortin käyttötapa, tiedot ostoista kuitin loppusumma-, tuoteryhmä- ja/tai tuotetasolla
  • maksettu Bonus ja maksutapaetu
  • sähköiset takuukuitit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan Asiakkaan tekemästä asiakasomistajasopimuksesta ja Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Nimi-, osoite- ja kuolintietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

S-Etukortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteisöjen ja S-ryhmän yhteistyökumppaneiden kassajärjestelmistä. Lisäksi tietoja voidaan saada S-ryhmään kuuluvilta yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita Asiakkaalle annettuja tunnuksia.

7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

SOK luovuttaa verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta. SOK voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Asiakastietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta

.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu S-ryhmän ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla.

Ainoastaan määrätyillä S-ryhmän ja S-ryhmän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen. Tiedot voi tarkastaa myös Oma S-kanava -palvelusta.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin Oma S-kanava -palvelussa tai ottamalla yhteyttä S-ryhmän asiakaspalveluun.

10. Asiakastietojen poisto

Asiakkaan tiedot poistetaan, kun hänen asiakkuutensa ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet. Poiston suorittaminen edellyttää mm. osuuskuntalain mukaisten säilytysaikojen päättymistä. Ostotietoja säilytetään rekisterissä 2 vuoden ajan.