Asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri

S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen jäsenrekisteriä. Tämän lisäksi rekisteriä käytetään mm. S-ryhmän osuuskauppojen asiakasomistajatalouksien asiakassuhteiden hoitamiseen sekä yhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietojen perusteella asiakasomistajille mm. maksetaan Bonus, osuusmaksun korot sekä mahdolliset ylijäämänpalautukset.

Voit tarkastaa henkilötietolain mukaisesti sinusta tähän rekisteriin tallennetut tiedot. Ohjeet rekisteritietojen tarkastamiseen löydät kohdasta 9.

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: SOK Asiakkuus

Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858

Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki


2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Leena Tikkanen

3. Rekisterin nimi

S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen osuuskuntalain mukaisia jäsenluetteloja. Lisäksi tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoituksena on S-ryhmän asiakasomistaja- ja muiden henkilöasiakassuhteiden hoitaminen, etujen ja palveluiden tuottaminen, markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvissa yhteisöissä ja käyttää S‑ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterissä voidaan käsitellä alla kohdan 5. (Rekisterin tietosisältö) mukaisia tietoja sekä tietoja asiakasomistajatalouksien ostoista kuitin loppusummatasolla ostojen perusteella tehtävää Bonuksen, ylijäämänpalautuksen ja mahdollisten muiden etujen maksamista varten. Liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi voidaan asiakasryhmittäin käsitellä lisäksi ostotietoja tuote- ja tuoteryhmätasolla sekä tietoja S-ryhmän palveluiden käyttämisestä. Tuotetasoisia ostotietoja voidaan käsitellä myös asiakaskohtaisesti asiakkaan erikseen käyttöönottamien palveluiden, esim. sähköisen takuukuittipalvelun tuottamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään tietoja

  • osuuskauppojen jäsenistä eli asiakasomistajista
  • asiakasomistajatalouksiin kuuluvista muista henkilöistä
  • muista S-ryhmän palveluja tilanneista asiakkaista

Rekisterissä voidaan käsitellä asiakasomistajista ja muista yllä luetelluista asiakastyypeistä seuraavia voimassaolevia ja/tai päättyneitä tietoja:

Perustiedot:

  • etu- ja sukunimet, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, aikaisemmat henkilötiedot, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista
  • asiakasnumero, saldopäätetunnus, asiakasomistajuuden ja asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika
  • väestötietojärjestelmästä ja palveluntarjoajilta saadut kielto- ja päivitystiedot
  • tieto S-ryhmän henkilökuntaan kuulumisesta, tieto alennusoikeudesta
  • suoramarkkinointiluvat ja –kiellot sekä palveluestot
  • tietoja asiakkaalle tai asiakasomistajataloudelle kohdistetuista eduista, tietoja muusta asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä yhteydenpidosta

Osuuskauppojen jäsentiedot:

  • jäsenyysosuuskaupan nimi, jäsennumero, jäsenyyden tila, osuusmaksun tila ja maksutapahtumat, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivät

Asiakasomistajatalouden tiedot:

  • asiakasomistajatalouden pääjäsen, pääjäsenen kanssa samaan asiakasomistajatalouteen kuuluvat henkilöt

Tilitiedot:

  • etujen maksutilin tilinumero ja tilityyppi

Tiedot S-Etukorteista:

  • kortin numero, korttityyppi, kortin voimassaoloaika
  • tieto siitä, mihin asiakasomistajatalouteen kortilla tehdyt bonusostot yhdistetään
  • tieto siitä, minkä osuuskaupan jäsenyyteen perustuen kortti on tilattu

Ostotiedot ja tiedot palveluiden käytöstä:

  • asiakasomistajaetuihin oikeuttaviin ostoksiin käytetyn S-Etukortin korttinumero tai jäsen-/asiointinumero, ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, ostosten loppusumma, kortin käyttötapa
  • tieto asiakkaan tunnuksista
  • tieto tilatuista palveluista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaan tekemästä asiakasomistajasopimuksesta ja asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

 S-Etukortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteisöjen ja S-ryhmän yhteistyökumppaneiden kassajärjestelmistä. Lisäksi tietoja voidaan saada S-ryhmän yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita asiakasomistajataloudelle sekä asiakkaille annettuja tunnuksia.

7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

SOK luovuttaa verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta. SOK voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Asiakastietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu S-ryhmän ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla.

Ainoastaan määrätyillä S-ryhmän ja S-ryhmän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot Oma S-kanava-palvelusta. Tiedot voi tarkastaa myös kirjallisella, asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, jonka asiakkaan tulee toimittaa S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin Oma S-kanava-palvelussa tai ottamalla yhteyttä S-ryhmän asiakaspalveluun.

10. Asiakastietojen poisto

Asiakkaan tiedot poistetaan, kun hänen asiakkuutensa ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet. Poiston suorittaminen edellyttää mm. kirjanpitolain ja osuuskuntalain mukaisten säilytysaikojen päättymistä. Ostotietoja säilytetään rekisterissä 2 vuoden ajan.