Sokotel Oy ulkoinen turvallisuusvalvonta

Sokotel Oy:n Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1. Rekisterinpitäjä
Sokotel Oy
Postiosoite: PL 68, 00088 S-RYHMÄ
Käyntiosoite: Malminkatu 34, 00100 Helsinki
Y-tunnus: 0212329-0


2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.sokotel@sok.fi


4. Rekisterin nimi
Sokotel Oy:n ulkoisen turvallisuusvalvonnan rekisteri


5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
• asiointitilanteen ja henkilöstön turvallisuuden toteuttaminen,
• rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen tarvittavien oikeusvaateiden
esittämiseksi sekä
• osapuolten oikeussuojan takaaminen
• asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen
• rekisterinpitäjän tietojen ja omaisuuden suoja toteutetaan kameravalvonnan
reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai
lokitietojen tarkastelun kautta. Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja
rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käyttäen voidaan jälkikäteen selvittää
järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumista tai hälytyksen aiheuttaja.

Vartioimisliike voi toimeksiantosopimukseen perustuen suorittaa aktiivista tai
jälkikäteen tallenteiden tarkastelun kautta tapahtuvaa kameravalvontaa paikallisesti
kohteessa tai keskitetysti etävalvontana hälytys- tai muusta palvelukeskuksesta.
Vartioimisliike voi suorittaa myös kulunvalvonnan ja rikosilmoitinjärjestelmän
tarkastelua.

Turvaurakointiliike voi tarvittaessa avustaa teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa.


6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötiedon käsittelyn perusteena on Art 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu


7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Teknisellä turvallisuusvalvonnalla varmistamme turvallisen asiointi- ja työskentelyympäristön.
Tuotamme asiakasomistajillemme parempia etuja ja palveluita hävikin ja
varkauksien ennaltaehkäisemisen ja vähentämisen myötä. Kameravalvonnan avulla korjaamme virheitä ja varmistamme oikeusturvan toteutumisen. Saatamme tallentaa ja käyttää keräämämme aineistoa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.


8. Käsiteltävät henkilötiedot

Kameravalvonta: Still-kuvat, videotallenne

Avainrekisteri: Henkilön nimi, yritys, avaimen tai kuluvalvontatunnisteen yksilöivä tieto, allekirjoitettu luovutusdokumentti, avain- tai kulunvalvontatunnistetapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka).

Hotellin kulunvalvonta/avain järjestelmä: avaimen tai kuluvalvontatunnisteen yksilöivä tieto, allekirjoitettu luovutusdokumentti, avain- tai kulunvalvontatunnistetapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka).

Rikosilmoitinjärjestelmä: Nimi, käyttäjäkoodit, järjestelmätapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka, kytkentätiedot)


9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaat, yhteistyö- ja sopimuskumppaneiden henkilöstö.
Kuvatallennetiedostot, henkilön perus- ja yhteystiedot, avain- ja kulunhallintatapahtumat, järjestelmien käyttö- ja kytkentä- ja lokitiedot


10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Kuva-aineisto, joka muodostuu kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta. Valvottava alue on merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten "Tallentava kameravalvonta".
Avain- ja kulunvalvontatunnisteet
Teknisten valvontajärjestelmien lokitiedot


11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita vartiointi-, järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään vartioimisliikkeen, järjestelmätoimittajien, huolto- ja ylläpitäjien sekä SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän vakuutusyhtiölle tapauksen selvittämiseksi ja oikeusturvan toteutumiseksi, niissä tilanteissa kun S-ryhmälle on esitetty korvausvaade.
Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän muille ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisterinpitäjille.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.


12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.


13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti määritellyn käsittelyajan enintään 6 kuukautta.
Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen johdosta, tallenteita voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan 2-10 vuotta. Kameratallenne hävitetään oikeusprosessin päättymisen jälkeen.


14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.


16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.


17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.


18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Teknisen valvonnan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.