Matkustajarekisteri hotellissa

Matkustajarekisteri hotellissa
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1. Rekisterinpitäjä
Sokotel Oy / hotellit listattuna viimeisellä sivulla.
Pl 68, 00088 S-ryhmä
Y-tunnus: 0212329-0
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi


2. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
tietosuoja.sokotel@sok.fi


3. Rekisterin nimi
Sokotel Oy:n hotellin matkustajarekisteri. Kunkin hotellin majoitusrekisteriä käsitellään kuitenkin itsenäisenä rekisterinä. Rekisterien tietoja ei yhdistetä.


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Matkustajatietojen käsittely ja matkustajarekisterin pitäminen perustuu majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettuun lakiin. Rekisterissä käsitellään hotelliin kirjautuneiden matkustajien tiedot.


5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006


6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun


7. Käsiteltävät henkilötiedot
Matkustajarekisteissä käsitellään laissa mainitut matkustajatiedot:

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa
Ryhmämatkalle osallistuvista tehdään ryhmämatkailmoitus, jossa on vastaavat tiedot.


8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Majoittuvien asiakkaiden henkilötiedot


9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Kerättävät tiedot saadaan majoittujalta, matkustajailmoituksesta jonka matkustaja tai ryhmämatkan kohdalla ryhmämatkan johtaja täyttää ja vahvistaa allekirjoituksellaan. Matkustajatietojen pohjana voidaan käyttää hotellin varauksessa olevia tietoja, jotka majoittuja täydentää muilla matkustajarekisteriin vaadituilla tiedoilla sisäänkirjautumisen yhteydessä.


10. Henkilötietojen vastaanottajat
Annettujen tietojen perusteella voidaan tarkistaa ja päivittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterin tietoja osoitteen, syntymäajan ja mukana matkustavien henkilöiden tiedoilla.

Henkilötunnusta ja matkustusasiakirjan tietoja ei siirretä muualle.

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaisesti majoitustoiminnan harjoittajan on salassapitosäännösten estämättä luovutettava ulkomaalaisia koskevat matkustajatiedot paikallisen kihlakunnan poliisilaitokselle. Poliisilla on oikeus saada myös muiden matkustajien tiedot, jos ne ovat poliisin virkatehtävien hoitamiseksi tarpeen. Lisäksi tietoa annetaan erikseen laissa määritellyissä tapauksissa muille viranomaisille, jotka ovat rajavartiolaitos, tullilaitos, pelastusviranomainen, terveydensuojeluviranomainen tai puolustusvoimat.


11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Matkustajan henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Asiakastietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU-US Privacy Shield -tietosuojajärjestelyyn tai EU:n mallisopimuksiin.


12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Matkustajatietojen säilytyksessä noudatetaan kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä. Matkustajarekisterin muodostavia matkustajailmoituksia säilytetään yksi (1) vuosi, minkä jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.


13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisterissä olevat tiedot ovat matkustajan itsensä kirjaamat ja allekirjoituksellaan vahvistamat. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojen oikaisemista koskee siten vain asiakasrekisteriin siirrettyjä tietoja.

Matkustajatietoja käsitellään lakiin perustuen niin kauan kuin majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettu laki vaatii. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojensa poistamista niin kauan kuin tietoja on lain mukaan säilytettävä.

Rekisteröity ei voi vastustaa tietojensa käsittelyä niihin tarkoituksiin, jotka laki määrää. Mikäli matkustaja ei halua antaa lain vaatimia tietoja, estää tämä majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.

Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä suoramarkkinointia.


14. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Matkustajarekisterin henkilötietojen perusteella ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.


15. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Matkustajailmoitukset säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rajatulla joukolla yksikön henkilökuntaa.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja tietoihin perustuen esimerkiksi esiinnytään rekisteröidyn nimissä. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.


16. Sokotel Oy:n hotellit, joita tämä tietosuojaseloste koskee


Sokos Hotellit: Käyntiosoite:
Original Sokos Hotel Albert Albertikatu 30 00120 HELSINKI
Break Sokos Hotel Flamingo Tasetie 8 01510 VANTAA
Solo Sokos Hotel Torni,Helsinki Yrjönkatu 26 00100 HELSINKI
Original Sokos Hotel Helsinki Kluuvikatu 8 00100 HELSINKI
Original Sokos Hotel Vaakuna (Hki) Asema-aukio 2 00100 HELSINKI

Original Sokos Hotel Presidentti Eteläinen Rautatienkatu 4 00100 HELSINKI
Original Sokos Hotel Pasila Maistraatinportti 3 00240 HELSINKI
Original Sokos Hotel Vantaa Hertaksentie 2 00130 VANTAA
Original Sokos Hotel Tapiola Garden Tapionaukio 3 02100 ESPOO
Original Sokos Hotel Ilves Hatanpäänvaltatie 1 33100 TAMPERE
Original Sokos Hotel Villa Sumeliuksenkatu 14 33100 TAMPERE
Break Sokos Hotel Eden Nallikari 90500 OULU
Solo Sokos Hotel Torni Tampere Ratapihankatu 43 33100 TAMPERE
Original Sokos Hotel Royal Hovioikeudenpuistikko 18 65100 VAASA


Radisson Blu Hotellit:
Radisson Blu Royal Hotel Runeberginkatu 2 00100 HELSINKI
Radisson Blu Plaza Hotel Mikonkatu 23 00100 HELSINKI
Radisson Blu Seaside Hotel Ruoholahdenranta 3 00180 HELSINKI
Radisson Blu Hotel Otaranta 2 02150 ESPOO
Radisson Blu Hotel Hallituskatu 1 90100 OULU
Radisson Blu Aleksanteri Hotel Albertinkatu 34 00180 HELSINKI
Radisson Blu Grand Hotel Tammer Satakunnankatu 13 33100 TAMPERE