Pirkanmaan Osuuskaupan asiakaspalauterekisteri

Pirkanmaan Osuuskaupan asiakaspalauterekisteri
TIETOSUOJASELOSTE


Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Osuuskauppa
Postiosoite: PL 130,33101 Tampere
Puhelinnumero: 010 767 0010
Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere
Y-tunnus: 0536307-0

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.pirkanmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Osuuskaupan asiakaspalauterekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on palautteeseen vastaaminen, mahdollinen lisätietojen pyytäminen.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella osana asiakaspalautteen käsittelyä.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
• nimi
• puhelinnumero
• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• sähköpostiosoite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi- ja yhteystiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin joko paperisina tai sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa, riippuen siitä, mitä välinettä asiakas on palautteen antamiseen käyttänyt.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille lukuun ottamatta viranomaisia, voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palautteeseen vastaamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan sekä puutteelliset henkilötiedot täydennetään.

• Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:
o henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
o rekisteröity haluaa peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
o henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
o henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

• Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä siihen toimipaikkaan, johon palaute on jätetty.
Suostumuksen peruuttaminen tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että palautteen käsittely peruuntuu.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa.
Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti