Pirkanmaan Osuuskaupan laskutusmyynnin asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan Osuuskauppa 010 767 0010

Postiosoite: PL 130, 33101 Tampere

Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere

Y-tunnus: 0536307-0

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.pirkanmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Laskutusmyyntisopimukset

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hallinnoida laskutusmyyntisopimuksen tehneiden asiakkaiden yhteys- ja laskutustietoja, seurata maksusuorituksia ja velkasaldoa sekä varmistua asiakkaan luottokelpoisuudesta.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perustuu sopimukseen.

Asiakkailta kerätään laskutusmyyntisopimuksen tekemiseen välttämättömät tiedot, joiden avulla voidaan varmistaa asiakkaan luottokelpoisuus, laskutuksen toimivuus, maksusuoritusten seuranta ja yhteydenpito asiakkaaseen.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus tai Y-tunnus, sähköpostiosoite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Perustiedot, yhteys- ja osoitetiedot, henkilö- tai Y-tunnus

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Laskutusmyyntisopimuksia säilytetään sopimuksen voimassaoloajan ja tämän jälkeen kirjanpitolainsäädännön määrän ajan kuluva + 6 vuotta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, eli tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen.
  • Oikeus tietojen poistamiseen, eli oikeus siihen, että hänen henkilötietonsa hävitetään laskutussopimuksen päätyttyä, lainsäädännön asettamat rajoitteet huomioon ottaen.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen, eli oikeus siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään vain siinä laajuudessa ja vain niiden henkilöiden toimesta, mikä on välttämätöntä. Oikeus tietojen oikeellisuuden kiistämiseen.
  • Vastustamisoikeus, eli oikeus vastustaa rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, esim. suoramarkkinointi.
  • Oikeus peruuttaa suostumus.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli se on mahdollista toteuttaa automaattista tietojen käsittelyä hyödyntäen.
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Laskutusmyyntisopimusta ei voida laatia ja laskutustiliä avata, mikäli asiakas ei luovuta osuuskaupalle sopimuksessa edellytettyjä tietoja.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Maksuhäiriömerkintä tarkoittaa sitä, ettei asiakkaan kanssa voida laatia laskutusmyyntisopimusta. Tämä on kuitenkin sopimusehto, ei asiakkaan profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa.

Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.