Vuokrahallinnon rekisteri

Osuuskauppa Maakunnan vuokrahallinnon rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

 

1.     Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta

Postiosoite:                        PL 33, 87101 Kajaani

Käyntiosoite:                      Veturitie 1, 87100 Kajaani

Y-tunnus:                            0185505-1

2.     Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3.     Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.maakunta@sok.fi

4.     Rekisterin nimi

Osuuskauppa Maakunnan vuokrahallinnon rekisteri

5.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon. Vuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

       Varmistaa vuokrasopimuksen toisen tahon henkilöllisyys

       Luottotietojen tarkastaminen

       Vuokran maksuseuranta

6.     Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsittely perustuu vuokrasopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen

       kirjanpitolaki,

       laki asuinhuoneiston vuokrauksesta

       laki liikehuoneiston vuokrauksesta

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7.     Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8.     Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokrasopimus:

       vuokralaisen nimi

       henkilötunnus

       osoite

       puhelinnumero

       sähköposti

        muut taloudessa asuvat


9.     Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, henkilötunnus

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan vuokralaiselta itseltään. Luottotietojen tarkastaminen tapahtuu Bisnode Finland-portaalissa SOK:n taloushallinnon palvelukeskuksen toteuttamana.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtä velvoittavissa rajoissa.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Vuokrasopimuksia säilytetään myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

       Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

       Oikeus tietojen oikaisemiseen

       Oikeus tietojen poistamiseen

       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

       Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Vuokrasopimuksen allekirjoittaminen ei toteudu.


17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vuokrahallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu koskemaan ainoastaan niitä joiden työtehtäviin tiedot liittyvät.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.

Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaise