Laskutusasiakasrekisteri

 

Osuuskauppa Maakunnan laskutusasiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta

Postiosoite: PL 33, 87101 Kajaani

Käyntiosoite: Veturitie 1, 87100 Kajaani

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: puh. 010 76 5858

Y-tunnus: 0185505-1

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö tietosuoja.maakunta@sok.fi

 

Rekisterin nimi

Osuuskauppa Maakunnan laskutusasiakasrekisteri

 

 

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa Maakunnan asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitukset

Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikekumppanimasterdata:

        Liikekumppanin nimi

        Nimen tarkenne

        Nimen lisätarkenne

        Nimilyhenne

        Ylempi liikekumppani

        Liikekumppanin tunnus


 

        Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus

        Edellinen nimi

        Yhtiömuoto

        Asiakasryhmä

        Toimittajaryhmä

        Konsernikoodi

        Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta

        Aloituspvm

        Enn.perintä voimassa

        Lopetuspvm

        Lopetussyy

        Lähiosoite

        Postinumero

        Postitoimipaikka

        Postilokero

        Postinumero (postilokero)

        Postitoimipaikka (postilokero)

        Maa

        Kieli

        Puhelin

        Telefax

        Sähköposti yleinen

        OVT -tunnus

        Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:

        Henkilötunnus

        Maksuhäiriömerkinnän pvm

        Merkinnän aiheuttanut summa

        Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma - organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.


 

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

       Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

       Oikeus tietojen oikaisemiseen

       Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

       Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

       Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta


Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa.

Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.

Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.