Hallinnon toteuttamisen rekisteri

Hallinnon toteuttamisen rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

 

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta

Postiosoite:  PL 33, 87101 Kajaani

Käyntiosoite: Veturitie 1, 87100 Kajaani

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu:  puh. 010 76 5858

Y-tunnus:  0185505-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö tietosuoja.maakunta@sok.fi

Rekisterin nimi

Hallinnon toteuttamisen rekisteri

 

 

Tietosuojaseloste

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään osuuskaupan hallinnon toteuttamiseen liittyen kokous- ja tapahtumakutsujen, kokouspöytäkirjojen sekä palkkiolaskulomakkeiden muodossa.

Käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Suostumus

Henkilötietoja käsitellään perustuen henkilön antamaan suostumukseen

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Art 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Osuuskaupan juridisiin hallintoelimiin kuuluvat henkilöt (edustajisto, hallintoneuvosto ja hallitus)

Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, palkkahallinnon henkilönumero

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot on kerätty henkilöltä itseltään toimikauden alkaessa.


Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille (esim. matkatoimisto, SOK) siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kumppanin toimesta Suomessa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä].

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Hallinnon yhteystietolistat päivitetään vuosittain. Yhteystietolistoissa olevat tiedot poistetaan, kun henkilön toimikausi päättyy. Kokouspöytäkirjoissa (läsnäolo) ja palkkahallinnossa henkilötietoa säilytetään laissa määrätty aika.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

       Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

       Oikeus tietojen oikaisemiseen

       Oikeus tietojen poistamiseen

       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

       Vastustamisoikeus

       Oikeus peruuttaa suostumus

       Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

       Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Hallinnon toteuttamisen rekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja

rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.