Asiakaspalauterekisteri

Osuuskauppa Maakunnan asiakaspalauterekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Maakunta

Postiosoite:   PL 33, 87101 Kajaani

Käyntiosoite: Veturitie 1, 87100 Kajaani

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu:          puh. 010 76 5858

Y-tunnus:      0185505-1

 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

Rekisteriasioita hoitava henkilö

maakunta.tietosuoja@sok.fi

 

Rekisterin nimi

Asiakaspalauterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti paperilla toimipaikkojen asiakas- palautelaatikoihin toimitettujen asiakaspalautteiden käsittelyä varten. Tietoja käytetään asiakaspalautteen käsittelyä ja palautteeseen vastaamista varten. Palautteet tuhotaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 a) Suostumus

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana asiakaspalautetta

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

nimi

puhelinnumero

sähköpostiosoite

 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Nimi- ja yhteystiedot


Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään palautelomakkeen kautta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palautteen käsittelyn jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)

Oikeus peruuttaa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Palautteeseen vastaaminen ei onnistu


Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset palauteasiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa tiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.