KSO lämmitysöljy tietosuojaseloste

KSO Lämmitysöljy asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Kymen Seudun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 157, 45101 Kouvola
Vaihde: 010 76 2400
Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola
Y-tunnus: 2467766-5

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
KSO Tietosuojayhteyshenkilö, kso.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
KSO Lämmitysöljy asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä.

Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Kymen Seudun Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten.

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art.6.1. sopimus
Luottotilisopimus
Tilaus ja toimitussopimus sekä toimitustiedot
Luottotietojen tarkistus sopimuksen käytäntöönpanon edellytyksenä

Art 6.1 suostumus
Suora- ja jälkimarkkinointilupa, palveluiden toimivuuden kartoitus. 
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

  • Nimi
  • Henkilötunnus (y-tunnus)
  • Toimitusosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
  • Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
  • Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
  • Tiedot asiakkaan ostoista
  • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
  • Tieto luottokelpoisuudesta
  • Markkinointisuostumus tai -kielto

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:

  • Asiakkaan nimi
  • Polttoöljyn toimitusosoite
  • Puhelinnumero ja/tai sähköposti
  • Toimituksen lisätiedot

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät 
Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai -kielto

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisdone Oy:n järjestelmästä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajana toimivan North Europe Trade Oil Oy:n (NEOT) ja sen kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Osuuskauppa tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen + 2 kk tai kun saatavat on suoritettu.

Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta.

NEOT: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva + 2 vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.

Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) kirjanpitolainsäädännön edellyttämät kuluva + 6 vuotta.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Katso lisätietoja osoitteesta https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilön luottoluokitustieto saadaan Bisnode Finlandin luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. KSO:n järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

<< Kymen Seudun Osuuskaupan henkilörekisterit