Osuuskauppa KPO:n laskutusasiakasrekisteri


(Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa KPO:n talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.)
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa KPO 020 780 7000
Postiosoite: PL 516, 67101 Kokkola 
Käyntiosoite: Prismantie 1, 67700 Kokkola 
Y-tunnus: 0242821-1
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 
tietosuojavastaava@sok.fi 
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.kpo@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Osuuskauppa KPO:n laskutusasiakasrekisteri 
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään. 
Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Osuuskauppa KPO:n tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät tiedot.
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimukseen sekä kirjanpitolakiin. 
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn sekä rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot 
Liikekumppanimasterdata:
Liikekumppanin nimi
Nimen tarkenne
Nimen lisätarkenne
Nimilyhenne
Ylempi liikekumppani 
Liikekumppanin tunnus
Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
Edellinen nimi
Yhtiömuoto
Asiakasryhmä
Toimittajaryhmä
Konsernikoodi
Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta)
Aloituspäivämäärä
Enn.perintä voimassa
Lopetuspäivämäärä
Lopetussyy
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Postilokero
Postinumero (postilokero)
Postitoimipaikka (postilokero) 
Maa
Kieli
Puhelin
Sähköposti yleinen
OVT –tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:
Henkilötunnus
Maksuhäiriömerkinnän päivämäärä
Merkinnän aiheuttanut summa
Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupäivä
 
9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Luottotietojen tarkistus Bisnode Finland –portaali
Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma –organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto
 
10. Henkilötietojen vastaanottajat 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
 
Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta. 
Osuuskauppa KPO:lla on oikeus siirtää erääntynyt saatava kolmannelle osapuolelle saatavien perintää varten. 
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 
 
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.
 
11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.
 
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. 
 
Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
 
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.
 
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi .
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
13. Suostumuksen peruuttaminen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.
 
14. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.
 
15. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
16. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.