Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Keskimaa

Huom! Työnhakuprofiilin tietojen osalta SOK (Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta) on rekisterinpitäjä.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Nina Laurila, rekrytointiasiantuntia, Osuuskauppa Keskimaa

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

Käsittelyn tarkoitus

Työnhakijatiedon käsittely

Käsittelyn peruste

Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet

Suostumus, soveltuvin osin

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely tässä rekisterissä ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

vain viranomaisselosteeseen tarvittava tieto

Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esimiehen nimi- ja yhteystiedot

Työnhakuprofiilissa: työnhakijan nimi- ja yhteystiedot

Valinnaiset: työnhakijan syntymäaika, sukupuoli, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), vapaatekstikentässä annetut tiedot.  

Työhakemuksessa: Nimi, perustiedot, tutkinnot, osaamiset, työhistoria, tehtäväkohtaiset kysymykset.

Työnhakijan tutkintotiedot, kurssit, työhistoria, osaamiset.

Työnhakija voi liittää myös valokuvan mukaan sekä omia CV-tietoja tai muita liitteitä sekä LinkedIn-linkin, suosittelijat ja suosittelijan yhteystiedot.

Työnhakija saa ottaa kantaa siihen, saako hakemusta käyttää myös muilla rekrytoinneissa.

Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta tai luottotietojen tarkastus), tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen. 

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella. 

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Säilytysaika

Työnhakutietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti. Myös työnhakuprofiili poistuu, mikäli hakija ei ole päivittänyt sitä kahteen vuoteen.

Soveltuvuusarviointeja säilytetään kuluva + 1 vuosi.

Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista (Suojaamisen minimivaatimukset elinkaaren eri vaiheissa ja alustoissa, viranomaisseloste)

Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisen henkilötietoluokka 2:n mukaisia tietoja (kohdistuu erityisiä vaatimuksia).

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

<<- Osuuskauppa Keskimaan henkilörekisterit