Osuuskauppa Keskimaan polttoöljykaupan asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Keskimaa
PL 176, 40101 Jyväskylä
Ahjokatu 7, 40320 Jyväskylä
Y-tunnus: 0208265-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
tietosuoja.keskimaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Osuuskauppa Keskimaan polttoöljykaupan asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käytämme polttoöljykaupan asiakasrekisterin tietoja

  • polttoöljyn myyntitilausten kirjaamiseen tilausportaalin kautta, puhelimitse tai sähköpostilla ja polttoöljytilauksen toimittamiseen ilmoittamaasi toimitusosoitteeseen,
  • luottokelpoisuuden ja maksun varmistamiseen sekä polttoöljytilauksen laskutukseen ja mahdolliseen saatavien perintään.

Henkilötietojasi välitetään edelleen polttoöljyn toimittajakumppanillemme North Europe Oil Trade Oy:lle (NEOT) toimituksen toteuttamiseksi sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksua varten.
Henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen esimerkiksi tekstiviestikyselyjen avulla.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus
Art. 6.1 b) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

  • Nimi
  • Henkilötunnus (y-tunnus)
  • Toimitusosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
  • Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
  • Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
  • Tiedot asiakkaan ostoista
  • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
  • Tieto luottokelpoisuudesta
  • Markkinointisuostumus tai -kielto

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät tiedot:

  • Asiakkaan nimi
  • Polttoöljyn toimitusosoite
  • Puhelinnumero ja/tai sähköposti
  • Toimituksen lisätiedot

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai -kielto

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.
Tieto luottokelpoisuudesta saadaan palveluntarjoajan järjestelmästä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.
Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Osuuskauppa tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.
Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen
Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta
Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) automaattisen käsittelyn osalta
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. 

<<- Osuuskauppa Keskimaan henkilörekisterit