Jukolan Osuuskaupan Ruokatiliasiakkuuden asiakasrekisteri

Jukolan Osuuskaupan Ruokatiliasiakkuuden asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Jukolan Osuuskauppa

Porokylänkatu 18, 75530 Nurmes

Y-tunnus: 0169715-3

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

jukola.tietosuoja@sok.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Jukolan Osuuskaupan Ruokatiliasiakkuuden asiakasrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan valitsemassa Jukolan Osuuskaupan toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset laskutetaan asiakkaalta sopimuksessa sovittuna ajankohtana.

Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Jukolan Osuuskaupan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.

Sopimuksella asiakas voi antaa esimerkiksi kotipalvelulle oikeuden käydä tekemässä ostoja asiakkaan tilille. Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän edustajan on esitettävä kassalla voimassaoleva henkilöllisyystodistus ja allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.

 

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu ruokatilisopimukseen toimipaikan kanssa

 

 

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Etu- ja sukunimi

Henkilötunnus

Katuosoite

Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite

Puhelinnumero

Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä

Työsuhteen tila

Työnantajan yhteystiedot

Tilinkäyttöoikeutetut; nimi ja henkilötunnus

Bruttotulot/kk

Yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero

Kotihoitopalvelun osoite ja puhelinnumero

haettava tilimyynnin yläraja/kk

Maksupäivämäärä, kuukauden x. päivä

Osuuskaupan jäsennumero

Tunnistusasiakirjan (passia, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) voimassaoloaika / myöntämispäivämäärä

Tosite ostotapahtumasta

Tiedot asiakkaan ostoista

Tiedot maksusuorituksista ja saatavista

Tiedot luottokelpoisuudesta

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja myyntihistoria.

 

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Suomen Asiakastieto Oy:stä tai Bisnode Finland Oy:stä

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kassajärjestelmätoimittajan SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanien toimesta Suomessa Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut. Vain asiaa työkseen hoitava henkilökunnan jäsen käsittelee asianomaista henkilötietoa.

Emme luovuta rekisterin tietoa edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaiselle voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

  Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.

Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen

 

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Ruokatiliasiakkuutta ei voida avata

 

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ruokatiliasiakkuuden kassajärjestelmätoimittaja SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanit käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja henkilöstömme ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.