Jukolan Osuuskaupan Rautakaupan asiakasrekisteri

Jukolan Osuuskaupan Rautakaupan asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Jukolan Osuuskauppa

Porokylänkatu 18, 75530 Nurmes

Y-tunnus: 0169715-3

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

jukola.tietosuoja@sok.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Jukolan Osuuskaupan Rautakaupan asiakasrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana rautakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoa käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puheli- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

 

 Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen (tilaus- ja toimitussopimus)

 

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

 

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi

Henkilötunnus

Katuosoite

Puhelinnumero

Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite

Tilinkäyttöoikeutettujen nimi ja henkilötunnus

Haettava tilimyynnin yläraja/kk

Osuuskaupan jäsennumero

Tieto luottokelpoisuudesta

Tunnistusasiakaskirjan (passi, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) voimassaoloaika/myöntämispäivämäärä

Ostotapahtumatosite

Tiedot asiakkaan ostoista

Tiedot maksusuorituksista ja saatavista

Maksuhäiriömerkinnät

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointi suostumus tai -kielto

 

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä tai Bisnode Finland Oy:ltä

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään Solteq: in (Kassajärjestelmä toimittaja) toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille rautakaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut. Vain asiaa työkseen hoitava henkilökunnan jäsen käsittelee asianomaista henkilötietoa.

 

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rautatilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

Rautakaupan tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan kuukauden + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta

Säilytämme tilaushistoriaa rautakaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

 

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Rautakaupan tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu

 

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmä- ja tavarantoimittajat ja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja henkilöstömme ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.