Osuuskauppa Hämeenmaan ruokatiliasiakkuuden rekisteri

Osuuskauppa Hämeenmaan ruokatiliasiakkuuden rekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Hämeenmaa
Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti
Puhelin: 03-8130 11
Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 Lahti
Y-tunnus: 0910257-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitavan yhteystiedot
tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Osuuskauppa Hämeenmaan ruokatiliasiakkuuden rekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan
valitsemassa Osuuskauppa Hämeenmaan toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa
asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja
ostokset maksetaan toimipaikkaan sopimuksessa sovittuna ajankohtana.
Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Osuuskauppa Hämeenmaan tarkastamaan
asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta
ilmenevät asiakastiedot.
Sopimuksella asiakas voi antaa esimerkiksi kotipalvelulle oikeuden käydä tekemässä
ostoja asiakkaan tilille. Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän
edustajan on esitettävä kassalla voimassaoleva henkilöllisyystodistus ja
allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 b) Sopimus
Ruokatilisopimus toimipaikan kanssa.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero, toimipaikka
• Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
• Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
• Haettava tilimyynnin yläraja / kk
• Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä
• Osuuskaupan jäsennumero
• Tosite ostotapahtumasta
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot,
luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja maksuhistoria

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
Luottotiedot tarkastetaan Bisnode Finland Oy:n rekisteristä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä
järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja
tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville
palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen
saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta
lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella
luovuttaa kolmannelle osapuolelle erääntyneen saatavan perintään siirtämiseksi.
Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen
laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin
bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin
jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä
laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin
käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Tilisopimus paperidokumenttina: Ei säilytetä.
Allekirjoitettu tosite ostotapahtumasta säilytetään kuluva vuosi ja seuraava vuosi.
Osuuskaupan kassajärjestelmä: Ostohistoriaa säilytetään kolme vuotta.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada informaatiota
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin
käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle
tietoja luovutetaan.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia
henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot oikaistaan sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman
aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:
henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen
lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse
toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu
valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa
tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että
häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Ruokatiliasiakkuutta ei voida avata.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen
perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä
asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Osuuskauppa Hämeenmaan
järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa.
Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla
ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla
ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa
ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua.
Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme
säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö
ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn
merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme
jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on
mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten
väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään
sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta
tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.