Osuuskauppa Hämeenmaan Prismojen oheispalveluiden asiakasrekisteri

Osuuskauppa Hämeenmaan Prismojen oheispalveluiden asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1. Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Hämeenmaa
Postiosoite: PL 41, 15111 Lahti
Puhelin: 03-8130 11
Käyntiosoite: Apilakatu 2, 15500 Lahti
Y-tunnus: 0910257-2

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitavan yhteystiedot
tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Osuuskauppa Hämeenmaan Prismojen oheispalveluiden asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kotiinkuljetus- ja asennuspalveluiden
toimittaminen, peräkärryn vuokraus, polkupyörien ja suksien huoltojen toteuttaminen
ja mahdollisiin muihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvien yhteydenottojen hoitaminen.
Henkilötietoja välitetään edelleen mahdolliselle palveluntoimittajalle toimituksen
toteuttamiseksi.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Prisman kuljetus- ja asennuspalveluihin, peräkärryn vuokraukseen ja suksien ja
polkupyörien huoltoa varten käsittelemät henkilötiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Ostotapahtumatosite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot on saatu asiakkaalta itseltään.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden
tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille
siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun
toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta
lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä
laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin
käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Asennus-, kuljetus- ja huoltotilauksia sekä peräkärrynvuokraussopimuksia
paperidokumenttina: Enintään 3 kk palvelun toimittamisesta.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada informaatiota
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin
käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia
henkilötietoja. Jos käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset
henkilötiedot oikaistaan sekä rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman
aiheetonta viivytystä. Poistaminen edellyttää, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita
varten niitä muutoin käsiteltiin
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansalliseen
lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse
toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu
valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa
tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu www.tietosuoja.fi
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että
häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Kuljetus-, asennus-, huolto- tai vuokraussopimus ei toteudu.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen
perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä
asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on
rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja
turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla
ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa
ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua.
Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti
ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää
henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.
Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä
käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on
mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin.
Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja
pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta
tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.