Vesijärven Auto Oy:n autokaupan asiakasrekisteri

Vesijärven Auto Oy:n autokaupan asiakasrekisterin tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19


1.  Rekisterinpitäjä
Vesijärven Auto Oy
Käyntiosoite: Myyntimiehenkatu 4, 15700 Lahti
Puhelin: 03-8130 11
Y-tunnus: 0633227-6

2.  Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitavan yhteystiedot
tietosuoja.hameenmaa@sok.fi

4.  Rekisterin nimi
Autokaupan asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti-, jälkimarkkinointi- ja katsastusprosesseja.
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
•    Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen
•    Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
•    Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
•    Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
•    Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
•    Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.
•    Auton vakuuttaminen
•    Auton rekisteröinti
•    Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
•    Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista
Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Varaosamyynti
•    Auton huoltoon liittyvät palvelut
•    Autonhuoltosopimusten teko
•    Vauriokorjaukset
•    Takuuasioiden hoito, maahantuojan takaisinkutsut
•    Rengashotelli
•    Huollon osamaksusopimusten teko ja laskutus
•    Huoltokutsut
•    Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen
•    Autokatsastuksen hallinta
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
•    Tapahtumakutsujen lähettäminen
•    Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi
Autokatsastuksen osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
•    Katsastuksen ajanvaraus
•    Katsastuksen suorittaminen Trafin lukuun
•    Katsastushistorian tallentaminen Trafin lukuun

6.  Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus
Huollon työmääräys (sopimus)
Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli
Katsastusajanvaraus
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
•    kauppalaki,
•    kirjanpitolaki,
•    laki autovakuutuksista,
•    laki auton rekisteröinnistä,
•    laki auton katsastuksesta

7.  Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Tarjouspyyntö:
•    asiakkaan nimi
•    asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti
Tarjous:
•    asiakkaan nimi
•    osoite
•    sähköposti
•    markkinointisuostumus tai -kielto
•    tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
•    henkilötunnus auton koeajoa varten
Kauppa- ja tilaussopimus:
•    asiakkaan nimi
•    henkilötunnus
•    osoite
•    sähköposti
•    markkinointisuostumus tai -kielto
Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä.
•    ammatti
•    ammattiryhmä
•    työnantaja
•    työsuhteen laatu
•    yhteisvastuullisen hakijan tiedot
•    hallinnollinen nro ajokortista
Vakuutus- ja rekisteröinti:
•    henkilötunnus
•    auton tiedot
Huollon ajanvaraus:
•    auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta
•    markkinointisuostumus tai -kielto
Huollon työmääräys:
•    asiakkaan nimi
•    osoitetiedot
•    puhelinnumero
•    sähköpostiosoite
•    auton tiedot
•    vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa
Katsastus:
•    auton rekisteritunnus
•    asiakkaan nimi
•    yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
Romutustodistus:
•    asiakkaan nimi

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä.
Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.
Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan kaupallisilta toimijoilta, omasta asiakaskanta tai asiakasomistajarekisteristä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
-    auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
-    liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton rekisteröintiä varten
-    vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
-    rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten
-    auton huoltohistoria toiselle huoltoliikkeelle
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.

12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai enintään kolme kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tilaussopimuksella.
Koeajokäyttölupa hävitetään, kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tarjous.
Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen aika kuluva + 6 vuotta.
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
Jälkimarkkinoinnin asiakastietoja säilytetään prospektien osalta 3 vuotta ja asiakkaiden osalta 5 vuotta, jonka jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan, auton tiedot ja huoltohistoria säilyvät rekisterissä.
Huollon työmääräyksen yksi kappale arkistoidaan. Työmääräystä säilytetään vanhenemisaika kuluva + 3 vuotta.
Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma ja kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.
Asiakkaan toimittamasta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio hävitetään, kun hyvitys romutuspalkkiosta on tullut autoliikkeen tilille.
Katsastuksen asiakastietoja säilytetään vastaavalla tavalla kuin huollon työmääräyksiä. Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
•    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•    Oikeus tietojen oikaisemiseen
•    Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
•    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
•    Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
•    Oikeus peruuttaa suostumus
•    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
•    Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä Vesijärven Auto Oy:hyn.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Auton osto, huolto tai katsastus ei toteudu.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.