Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan Rautaprisman tietosuojaseloste

Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan Rautaprisman asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa

Postiosoite:                                             PL 70, 60101 Seinäjoki

Puhelin:                                                   010 76 46000

Käyntiosoite:                                          Hyllykalliontie 2, 60510 Hyllykallio

Y-tunnus:                                                0567671-2

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Rekisteriasioiden yhteystiedot

eepee.tietosuoja@sok.fi

  1. Rekisterin nimi

Etelä-Pohjanmaan Osuuskaupan Rautaprisman asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana rautakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 b) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Katuosoite, postinumero, toimipaikka
  • Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
  • Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
  • Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
  • Työsuhteen tila
  • Työnantajan yhteystiedot
  • Siviilisääty
  • Talouden koko
  • Puolison nimi
  • Puolison henkilötunnus
  • Puolison ammatti
  • Puolison työnantaja
  • Haettava tilimyynnin yläraja / kk
  • Hakija pankki ja tilinumero
  • Tililuoton vakuus
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Hakemuksen todistajat
  • Tosite ostotapahtumasta
  • Tiedot asiakkaan ostoista
  • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
  • Tieto luottokelpoisuudesta

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointisuostumus tai –kielto

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n järjestelmistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä rautakaupan kumppanien, kuten tavarantoimittajien tai kuljetusliikkeiden toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille rautakaupan tilisopimuksen laskutusta.

  1.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rautatilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

Rautakaupan tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Säilytämme tilaushistoriaa rautakaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Rautakaupan tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu.

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.