Eepee Öljypalvelun tietosuojaseloste

Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa

Postiosoite:                                             PL 70, 60101 Seinäjoki

Puhelin:                                                   010 76 46000

Käyntiosoite:                                          Hyllykalliontie 2, 60510 Hyllykallio

Y-tunnus:                                                0567671-2

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Rekisteriasioiden yhteystiedot

eepee.tietosuoja@sok.fi

  1. Rekisterin nimi

Eepee Öljypalvelun asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana polttoöljyn myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 b) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus

Art. 6.1 b) Suostumus

Suoramarkkinointisuostumus

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan polttoöljykaupan toteuttamiseen käsittelemät tiedot:

• Nimi
• Henkilötunnus (y-tunnus)
• Toimitusosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Tieto henkilökuntaan kuulumisesta
• Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite
• Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta
• Markkinointisuostumus tai -kielto

North European Oil Trade Oy:lle (NEOT) ja kuljetusyhtiöille siirrettävät/luovutettavat tiedot:

• Asiakkaan nimi
• Polttoöljyn toimitusosoite
• Puhelinnumero ja/tai sähköposti
• Toimituksen lisätiedot

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedot, tilaushistoria, markkinointisuostumus tai -kielto

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n järjestelmistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan sopimuksen perusteella luovuttaa North European Oil Trade Oy:lle ja sen kumppaneina toimiville kuljetusliikkeille Suomessa. Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille polttoöljytilauksen laskutusta varten

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

  1.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilaus paperidokumenttina: Kuluva + 2 kk tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tilausportaali: asiakastieto poistetaan Osuuskaupan toimesta laskutuksen jälkeen

Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta

Kuljetusliike säilyttää paperidokumenttia (mittarilipuke, toimituslähete) 6+1 vuotta

NEOT säilyttää tilaushistoriaa kuluvan + kaksi vuotta tilauksesta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.  

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Polttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Polttoöljykaupan järjestelmätoimittajat ja NEOT käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.