Eepee Oljetjänsts dataskyddsbeskrivning

Eepee Oljetjänsts kundregister

DATASKYDDSBESKRIVNING (fr.o.m. 25.5.2018)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

 

  1. Personuppgiftsansvarig

Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa

Postadress:                                         PB 70, 60101 Seinäjoki

Telefon:                                                   010 76 46000

Besöksadress:                                 Hyllykalliontie 2, 60510 Hyllykallio

FO-nummer:                                     0567671-2

  1. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Kontaktuppgifter i registerärenden

eepee.tietosuoja@sok.fi

  1. Registrets namn

Eepee Oljetjänsts kundregister

  1. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas som ett led i försäljningen och faktureringen av brännolja samt i eventuell indrivning av fordringar. Personuppgifter behandlas vid bokföring av order per kund (beställningar per telefon och e-post) och förmedlas till leverantören av brännolja för genomförande av leveransen.

Personuppgifter behandlas också vid mätningar av hur väl eftermarknadsföringen och tjänsten fungerat.

  1. Grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas på följande grunder:

Art. 6.1 b) Avtal

Order- och leveransavtal

Art. 6.1 b) Samtycke

Samtycke till direktmarknadsföring

Behandlingen av personbeteckningen är grundad på behovet av att för avtal och förverkligande av den registrerades och den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter entydigt identifiera den registrerade.

  1. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter är inte grundad på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

  1. Personuppgifter som behandlas

Uppgifter som behandlas för genomförande hav handelslagets oljehandel:

•  Namn
• Personbeteckning (FO-nummer)
• Leveransadress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Uppgift om anställning vid handelslaget
• Faktureringsadress om annan än leveransadressen
•  Uppgift till transportföretaget om eventuella särdrag på tomten
• Uppgifter om kundens köp
• Uppgifter om betalningar och fordringar
• Uppgift om kreditvärdighet
• Medgivande till eller förbud mot marknadsföring

Uppgifter som överförs/överlåts till North European Oil Trade Oy (NEOT) och transportföretaget:

•  Kundens namn
• Leveransadress för brännoljan
• Telefonnummer och/eller e-postadress
• Tilläggsuppgifter om leveransen

  1. Kategorier av personuppgifter som behandlas

Kundens kontaktuppgifter, kredituppgifter, faktureringsuppgifter, uppgifter om  leveransstället, orderhistoria, medgivande till eller förbud mot marknadsföring.

  1. Uppgiftskälla, beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Uppgifterna inhämtas i regel av kunden.

Uppgiften om kreditvärdighet fås ur Bisnode Finland Oy:s och Suomen Asiakastieto Oy:s system.

  1. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för i denna beskrivning angivna ändamål i elektroniska system och tjänster, Vi anlitar externa servicepartner för produktion av system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till tjänstepartnerna som vi anlitar till den del som dessa deltar i genomförandet av åtgärder inom det givna uppdraget.

Vi ser i lagenlig ordning till att våra partners skydd för personuppgifter är på tillräckligt hög nivå.

Personuppgifter kan enligt avtal överlåtas till North European Oil Trade Oy och de transportföretag i Finland som verkar som dess partner. Uppgifter om köp överlåts till ekonomiavdelningens faktureringspartner för fakturering av order på brännolja.

Vi överlåter uppgifter inom gränserna för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till, i till exempel svar på myndigheters begäran om information.

  1.  Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation

Vi överför inte personuppgifter till tredje länder utanför Europeiska unionen eller det europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

  1. Lagringstid för personuppgifter eller kriterier för fastställande av förvaringstiden

Personuppgifterna som avses i denna beskrivning förvaras endast så länge och i så stor utsträckning som det är nödvändigt och den personuppgiftsansvarige utnyttjar dem i verksamhet som anknyter till de angivna syftena för behandling.

Ordern som utskrivet dokument: Den innevarande månaden + 2 månader eller alternativt tills fordringarna är betalda.

Orderportalen: Handelslaget raderar kunduppgiften efter utförd fakturering

Handelslagets kundsystem: Orderhistorien förvaras det innevarande året + 2 år från den senaste ordern

Transportföretaget förvarar pappersdokumentet (mätarbiljetten, leveranssedeln) 6 + 1 år.

NEOT förvarar orderhistorien det innevarande året + två år från order för att trygga säkra bränsleleveranser.  

  1. Den registrerades rättigheter

En registrerad person har följande rättigheter:

  • Rätt att få tillgång till personuppgifter
  • Rätt till rättning av uppgifter
  • Rätt till radering av uppgifter (vid slutet av livscykeln eller om behandlingen är lagstridig)
  • Rätt till begränsning av behandling (personuppgifternas korrekthet bestrids eller behandlingen är olaglig)
  • Rätt att göra invändningar (direktmarknadsföring)
  • Rätt att återta samtycke (direktmarknadsföring)
  • Rätt till överföring från ett system till ett annat (avseende automatisk behandling)
  • Rätt att bli informerad om personuppgiftsincident

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om hur personuppgifterna behandlas, kan hen kontakta den i denna beskrivning nämnda personuppgiftsansvarige.

En person har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet, om hen anser att man vid behandlingen av hens personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

  1. Återtagande av medgivande

En registrerad person har rätt att när som helst återta sitt medgivande. Återtagandet av medgivandet innebär att den personuppgiftsansvariges rätt att behandla personuppgifter för ändamål som saknar annan grund än medgivandet upphör. Man kan återta sitt medgivande genom att kontakta den i denna beskrivning angivna personuppgiftsansvarige.

  1. Följderna för ett avtal att personuppgifter inte lämnas

Avtalet om försäljning på kredit i bränslehanden kan inte fullföljas och brännoljan kan inte levereras.

  1. Uppgifter som är relevanta för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Behandlingen av personuppgifter har inte anknytning till automatiskt beslutsfattande, och man utför inte profilering på basis av personuppgifterna.

  1. Verkningarna av behandlingen av personuppgifter och allmän beskrivning av de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna

Vi skyddar personuppgifter omsorgsfullt genom hela deras livscykel genom att använda vederbörliga metoder för dataskydd och datasäkerhet. Systemleverantörerna inom bränslehandeln och NEOT behandlar personuppgifter i informationssäkra serverutrymmen. Åtkomsten av personuppgifter är begränsad och de anställda har sekretessplikt.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifter bl.a. genom förebyggande riskhantering och säkerhetsplanering, med kommunikationstekniska medel, genom konstant underhåll av datasystem genom säkerhetskopiering och genom att använda säkra anläggningsutrymmen, passerkontroll och säkerhetssystem. De fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den inledande behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljandet av användarrättigheter är kontrollerat. Vi utbildar regelbundet den personal som deltar i behandlingen av personuppgifter, och ser till att också våra samarbetspartners personal förstår personuppgifternas konfidentiella karaktär och betydelsen av säker behandling. Vi är noggranna vid valet av underleverantörerna som vi anlitar. Vi uppdaterar kontinuerligt våra interna procedurer och reglementen.

Om personuppgifter råkar i fel händer trots alla våra skyddsåtgärder, är det möjligt att en identitet stjäls eller att personuppgifter missbrukas på annat sätt. Om vi upptäcker en sådan incident, börjar vi omedelbart reda ut den och förhindra skadeverkningar. Vi informerar de vederbörliga myndigheterna och de registrerade om personuppgiftsincidenten enligt gällande lagstiftning.