Työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
 
Etelä-Karjalan Osuuskauppa (0162170-6)
Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
 
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
 
tietosuoja.eekoo@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
 
Työnhakijarekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
 
Työnhakijatiedon käsittely
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
 
Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet
Suostumus, soveltuvin osin
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
 
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
 
Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esimiehen nimi- ja yhteystiedot
 
Työnhakuprofiilissa: työnhakijan nimi- ja yhteystiedot
Valinnaiset: työnhakijan syntymäaika (kesätyöntekijöillä pakollinen), sukupuoli, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), vapaatekstikentässä annetut tiedot.
 
Työhakemuksessa: Nimi, perustiedot, tutkinnot, osaamiset, työhistoria, tehtäväkohtaiset kysymykset. Työnhakijan tutkintotiedot, kurssit, työhistoria, osaamiset. Työnhakija voi liittää myös valokuvan mukaan sekä omia CV-tietoja tai muita liitteitä sekä LinkedIn-linkin, suosittelijat ja suosittelijan yhteystiedot. Työnhakija saa ottaa kantaa siihen, saako hakemusta käyttää myös muilla rekrytoinneissa.
 
Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.
 
9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
 
Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä. Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
 
Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta tai luottotietojen tarkastus), tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen.
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat
 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
 
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
 
Työnhakutietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti. Myös työnhakuprofiili poistuu, mikäli hakija ei ole päivittänyt sitä kahteen vuoteen. Soveltuvuusarviointeja säilytetään kuluva + 1 vuosi. Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
 
14. Rekisteröidyn oikeudet
 
Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen  käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.
 
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
 
Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuojaasetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
 
Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
 
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
 
Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisen henkilötietoluokka 2:n mukaisia tietoja (kohdistuu
erityisiä vaatimuksia). Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuojaja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn  osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.