Ruokatiliasiakkuuden rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
 
Etelä-Karjalan Osuuskauppa
(0162170-6)
Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
 
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
 
tietosuoja.eekoo@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
 
Ruokatiliasiakkuuden rekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan valitsemassa Etelä-Karjalan Osuuskaupan toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset laskutetaan asiakkaalta sopimuksessa sovittuna ajankohtana.
 
Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Etelä-Karjalan Osuuskaupan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.
 
Sopimuksella asiakas voi antaa esimerkiksi kotipalvelulle oikeuden käydä tekemässä ostoja asiakkaan tilille. Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän edustajan on esitettävä kassalla voimassa oleva henkilöllisyystodistus ja allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
 
Art. 6.1 b) Sopimus
Ruokatilisopimus toimipaikan kanssa
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
 
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
 
Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot
  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Katuosoite, postinumero, toimipaikka
  • Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
  • Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
  • Tilinkäyttöoikeutetut nimi ja henkilötunnus
  • Kotihoitopalvelun tms. nimi, osoite ja puhelinnumero
  •  Tieto mahdollisista ostorajoitukset
  • Haettava tilimyynnin yläraja / kk
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) numero
  • Tosite ostotapahtumasta
  •  Tiedot asiakkaan ostoista
  • Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
  • Tieto luottokelpoisuudesta
9. Kuvaus henkilötietoryhmistä
 
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja maksuhistoria
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
 
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
 
Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä
 
11. Vastaanottajaryhmät
 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
 
Henkilötietoja käsitellään SOK Vähittäiskaupan kassajärjestelmätoimittajan ja sen järjestelmäkumppanien toimesta Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
 
Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle. Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.
 
12. Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin
 
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
 
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
 
Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.
 
Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.
 
Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.
 
14. Rekisteröidyn oikeudet
 
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
 
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
 
Ruokatiliasiakkuutta ei voida avata.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
 
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset
 
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuojaja tietoturvallisuuskeinoja. Ruokatiliasiakkuuden kassajärjestelmätoimittaja SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanit käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
 
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.
 
Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.