Kilpailu ja arvontarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
 
Etelä-Karjalan Osuuskauppa
Postiosoite: Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta
Y-tunnus: 0162170-6
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
 
tietosuojavastaava@sok.fi
 
3. Rekisteriasioita hoitaa
 
tietosuoja.eekoo@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
 
Kilpailu- ja arvontarekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
 
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi. Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.
 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
 
Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa
Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.
 
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
 
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot
 
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
 
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
 
Nimi- ja yhteystiedot
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
 
Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai kilpailulomakkeen kautta.
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat
 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. - Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
 
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
 
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
 
Kaikki kerätty henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta.
 
14. Rekisteröidyn oikeudet
 
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
 
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
 
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
 
Henkilötiedon käsittely ei perustu sopimukseen.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
 
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
 
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- ja arvontarekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.