Autokaupan asiakasrekisteri

Autokaupan asiakasrekisteri 

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 
1. Rekisterinpitäjä
Etelä-Karjalan Osuuskauppa
Postiosoite: Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta 
Y-tunnus: 0162170-6
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 
tietosuojavastaava@sok.fi 
 
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.eekoo@sok.fi
 
4. Rekisterin nimi
Autokaupan asiakasrekisteri
 
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja.
 
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat: 
  • Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen 
  • Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen kirjaaminen 
  • Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen 
  • Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
  • Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen 
  • Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
  • Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.  
  • Auton vakuuttaminen 
  • Auton rekisteröinti 
  • Asiakastyytyväisyyden varmistaminen 
Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
  • Varaosamyynti
  • Auton huoltoon liittyvät palvelut 
  • Autonhuoltosopimusten teko 
  • Vauriokorjaukset 
  • Takuuasioiden hoito, maahantuojantakaisinkutsut
  • Rengashotelli 
  • Huollon osamaksusopimusten teko ja laskutus 
  • Huoltokutsut
  • Jälkimarkkinoinnin suoramarkkinointi ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen 
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
  • Palveluiden ja tuotteiden markkinointi 
  • Tapahtumakutsujen lähettäminen 
  • Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi 
Autokatsastuksen hallinta
  • Katsastuksen ajanvaraus
  • Katsastuksen suorittaminen Trafin lukuun
  • Katsastushistorian tallentaminen Trafin lukuun
S-Drive
  • huoltotilanteen seuranta
  • ajoneuvon sijainnin seuranta
  • ajopäiväkirja 
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 b) Sopimus
  • Tilaus- ja kauppasopimus, 
  • Osamaksusopimus 
  • Huollon työmääräys (sopimus)
  • Sopimus muista jälkimarkkinoinnin palveluista kuten rengashotelli 
  • Katsastusajanvaraus
 Art 6.1 a) Suostumus
 Suoramarkkinointisuostumus 
 
 Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
  • kauppalaki, 
  • kirjanpitolaki, 
  • laki autovakuutuksista, 
  • laki auton rekisteröinnistä, 
  • laki auton katsastuksesta
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
 
8. Käsiteltävät henkilötiedot 
Tarjouspyyntö:
  • asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti 
Tarjous:
  • asiakkaan nimi 
  • osoite 
  • sähköposti
  • markkinointisuostumus tai -kielto
  • tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
  • henkilötunnus auton koeajoa varten
Kauppa- ja tilaussopimus:
  • asiakkaan nimi 
  • henkilötunnus
  • osoite
  • sähköposti
  • markkinointisuostumus tai -kielto
Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:
  • ammatti 
  • työnantaja
  • työsuhteen muoto
  • vuositulot 
  • rinnakkaishakijan tiedot
  • kopio ajokortista
Vakuutus- ja rekisteröinti: 
  • henkilötunnus
  • auton tiedot
Huollon ajanvaraus:
  • auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Trafin palvelusta 
  • markkinointisuostumus tai -kielto 
Huollon työmääräys: 
  • asiakkaan nimi 
  • osoitetiedot
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite 
  • auton tiedot 
  • vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa
Katsastus: 
  • auton rekisterinumero
  • asiakkaan etunimi, sukunimi
  • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
Romutustodistus:
  • asiakkaan nimi
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto
 
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä. Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
 Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot 
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta. 
Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan Bisnode Finlandilta. 
 
11. Henkilötietojen vastaanottajat 
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. 
Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
 
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
  • auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
  • liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton rekisteröintiä varten
  • vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
  • rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten 
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.
 
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet 
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
 
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
 
Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
 
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai 1 vuoden, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään.
 
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.
 
Koeajokäyttölupa hävitetään kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tarjous. Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta.
 
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa. 
Korjaamo-, katsastus- ja varaosalaskuja säilytetään kuluva + 6 vuotta. Työmääräys säilytetään kuluva + 3 vuotta. 
 
Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma ja kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.
Kuusakoskelta tms. taholta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle.
 
Autoliikkeen kopio hävitetään kun hyvitys romutuspalkkiosta on tullut autoliikkeen tilille.
Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta. 
 
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
 
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
 
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan. 
 
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Auton osto tai huolto ei toteudu.
 
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
 
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
 
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
 
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.