S-ryhmän Toimittajarekisteri

S-ryhmän Toimittajarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina                                                044 788 5899

Postiosoite:                                                               Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Käyntiosoite:                                                             Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus:                                                                    0187614-3

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

arina.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

S-ryhmän Toimittajarekisteri

 

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa Arinan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään maksamiseen, ostoreskontran hoitamiseen ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta.


S-ryhmän Toimittajarekisteri

Käsittelyn tarkoitukset

 

Tietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon selvitystyön osalta.

Käsittelyn peruste

 

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Toimittajan yhteyshenkilöt

Käsiteltävät henkilötiedot

 

Liikekumppanimasterdata:

·         Liikekumppanin nimi

·         Nimen tarkenne

·         Nimen lisätarkenne

·         Nimilyhenne

·         Ylempi liikekumppani

·         Liikekumppanin tunnus

·         Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus

·         Edellinen nimi

·         Yhtiömuoto

·         Asiakasryhmä

·         Toimittajaryhmä

·         Konsernikoodi

·         Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta

·         Aloituspvm

·         Enn.perintä voimassa

·         Lopetuspvm

·         Lopetussyy

·         Lähiosoite

·         Postinumero

·         Postitoimipaikka

·         Postilokero

·         Postinumero (postilokero)

·         Postitoimipaikka (postilokero)

·         Maa

·         Kieli

·         Puhelin

·         Telefax

·         Sähköposti yleinen

·         OVT -tunnus

Kuvaus henkilötietoryhmistä

(viranomainen)

Toimittajan yhteystiedot

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä

Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen,

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

·         Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

·         Oikeus tietojen oikaisemiseen

·         Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

·         Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

·         Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

·         Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

(rekisteröity)

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.