Osuuskauppa Arinan ruokatiliasiakasrekisteri

Osuuskauppa Arinan ruokatiliasiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Arina:                                               08 3135 900
Postiosoite:                                                               Nuottasaarentie 1, 90400 OULU
Käyntiosoite:                                                             Nuottasaarentie 1, 90400 OULU
Y-tunnus:                                                                    0187614-3

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
arina.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi
Osuukauppa Arinan ruokatiliasiakasrekisteri

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa Arinan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään ruokatilin luotonvalvontaan ja perintään.

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan valitsemassa Osuuskauppa Arinan toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset laskutetaan asiakkaalta sopimuksessa sovittuna ajankohtana.

Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Osuuskauppa Arinan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.

Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän edustajan on esitettävä kassalla voimassaoleva henkilöllisyystodistus, tiliasiointikortti ja allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.

Käsittelyn peruste

Art. 6.1 b) Sopimus

Ruokatilisopimus toimipaikan kanssa

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Ruokatiliasiakkaat

Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot :

·         Etu- ja sukunimi

·         Henkilötunnus

·         Katuosoite, postinumero, toimipaikka

·         Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite

·         Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero

·         Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä

·         Työsuhteen tila

·         Työnantajan yhteystiedot

·         Tilinkäyttöoikeutetun nimi ja henkilötunnus

·         Yhteyshenkilön nimi

·         Haettava tilimyynnin yläraja / kk

·         Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä

·         Osuuskaupan jäsennumero

·         Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) voimassaoloaika / myöntämispäivämäärä

·         Tosite ostotapahtumasta

·         Tiedot asiakkaan ostoista

·         Tiedot maksusuorituksista ja saatavista

·         Tieto luottokelpoisuudesta

Kuvaus henkilötietoryhmistä

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja maksuhistoria

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Finland -portaalista.

Talouden sähköinen arkisto

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kassajärjestelmätoimittajan SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanien toimesta Suomessa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

Kolmannet maat ja kansainväliset

järjestöt, joihin tietoja siirretään

tai tieto siitä, ettei henkilötietoja

siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.

Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

·         Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

·         Oikeus tietojen oikaisemiseen

·         Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

·         Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

·         Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

·         Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuus

·         nimi (etunimi, sukunimi)

·         osoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)

·         syntymäaika

·         jäsen-/asiointinumero S-Etukortista, jos on

·         ruokatiliasiakkuuden toimipaikka

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Ruokatiliasiakkuutta ei voida avata.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ruokatiliasiakkuuden kassajärjestelmätoimittaja SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanit käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen Arinan taloushallinnossa lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.