Osuuskauppa Arina rautakaupan asiakasrekisteri

Osuuskauppa Arina rautakaupan asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina / Kodin Terra Rovaniemi

Suosiolantie 8, 96300 Rovaniemi

Y-tunnus: 0187614-3

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tietosuoja.arina@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Osuuskauppa Arinan rautakaupan asiakasrekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana rautakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, laskutusta ja

mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista

asiakkaittain (puhelin‐ ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle

toimituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 b) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus

Art. 6.1 b) Suostumus

Suoramarkkinointisuostumus

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan rautakaupan tilisopimukseen ja palveluihin käsittelemät henkilötiedot:

-        Etu‐ ja sukunimi

-        Henkilötunnus

-        Katuosoite, postinumero ja ‐toimipaikka

-        Puhelinnumero

-        Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite

-        Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero

-        Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä

-        Työsuhteen tila

-        Työnantajan yhteystiedot

-        Tilinkäyttöoikeutettujen nimi ja henkilötunnus

-        Asumismuoto (kerros‐, rivi‐, tai ok‐talo)

-        Bruttotulot / kk

-        Haettava tilimyynnin yläraja / kk

-        Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä

-        Osuuskaupan jäsennumero

-        Tieto luottokelpoisuudesta

-        Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA‐kortti) voimassaoloaika /

-        myöntämispäivämäärä

-        Ostotapahtumatosite

-        Tiedot asiakkaan ostoista

-        Tiedot maksusuorituksista ja saatavista

-        Markkinointisuostumus tai ‐kielto

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan

luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria,

markkinointisuostumus tai –kielto

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista

lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland –portaali

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja

palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä‐ ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat

toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön

edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa

rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille rautakaupan tilisopimuksen laskutusta

varten sekä S‐ryhmän asiakasomistaja‐ ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa

automaattisesti sen S‐Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja

käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen

ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin

ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä

toiminnassa.

Rautatilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen

kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

Rautakaupan tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 kuukautta tai

vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Säilytämme tilaushistoriaa rautakaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 2 vuotta

viimeisestä tilauksesta.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

-        Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

-        Oikeus tietojen oikaisemiseen

-        Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

-        Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

-        (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)

-        Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)

-        Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)

-        Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) automaattisen

-        käsittelyn osalta

-        Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla

yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien

henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen

peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn

lainmukaisuuteen.

Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn

rekisterinpitäjään.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Rautakaupan tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella

tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja

organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia

tietosuoja‐ ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmä‐ ja tavarantoimittajat ja käsittelevät

henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä

on salassapitovelvollisuus.

S‐ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja

turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja,

kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään

alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja

seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme

säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää

henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme

käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja

ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että

henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin.