Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittely
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Arina
Postiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Puh: 044 788 5899
Käyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu
Y-tunnus: 0187614-3
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
arina.tietosuoja@sok.fi
4. Rekisterin nimi
Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittely
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja
käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen
palkinnon toimittamiseksi.
Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle
oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta
kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa
Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän
valitsemissa medioissa
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi- ja yhteystiedot
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista
lähteistä
Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai
kilpailulomakkeen kautta.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen
viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi
viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja
käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin
ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä
toiminnassa.
Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa
toimituksesta.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla
yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien
henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista
suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Kilpailuun tai arvontaan osallistuminen ei onnistu.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen
perusteella.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja
organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia
tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- tai arvontarekisterin järjestelmätoimittajat
käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja
henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja
turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja,
kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset kilpailu- tai arvontaasiakirjat
säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen
ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme
säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää
henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme
käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja
ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että
henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä
selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta
tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.