Kilpailujen ja arvontojen asiakasrekisteri

Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittely

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina

Postiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Puh: 044 788 5899

Käyntiosoite: Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus: 0187614-3

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

arina.tietosuoja@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittely

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja

käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen

palkinnon toimittamiseksi.

Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle

oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta

kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:

Art. 6.1 a) Suostumus

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa

Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän

valitsemissa medioissa

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• lähiosoite

• postinumero

• postitoimipaikka

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Nimi- ja yhteystiedot

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista

lähteistä

Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai

kilpailulomakkeen kautta.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen

viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi

viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja

käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen

ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin

ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä

toiminnassa.

Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa

toimituksesta.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

• Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)

• Oikeus peruuttaa suostumus

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla

yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien

henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista

suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Kilpailuun tai arvontaan osallistuminen ei onnistu.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen

perusteella.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja

organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia

tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- tai arvontarekisterin järjestelmätoimittajat

käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja

henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja

turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja,

kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset kilpailu- tai arvontaasiakirjat

säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen

ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme

säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää

henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme

käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja

ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että

henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä

selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta

tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.