Matkustajarekisteri

Matkustajarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

1.    Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa Arina

Nuottasaarentie 1, 90400 Oulu

Y-tunnus: 0187614-3

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

2.    Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

arina.tietosuoja@sok.fi

3.    Rekisterin nimi

Matkustajarekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lakisääteinen rekisteri hotelliin kirjautuneista asiakkaista

5.    Henkilötietojen käsittelyn peruste

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 308/2006

6.    Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun

7.    Käsiteltävät henkilötiedot

·         Etu- ja sukunimi

·         Osoitetiedot

·         Kansalaisuus

·         Mukana yöpyvien aikuisten ja lasten tiedot

·         suomalainen henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika ja matkustusasiakirjan numero.

·         Matkan tarkoitus

·         Maa josta saavutaan Suomeen

·         Majoitusliikkeeseen saapumis- ja lähtöpäivä

 

8.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaiden henkilötiedot

9.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Kerättävät tiedot saadaan suoraan asiakkaalta. Tietoja täydennetään saapumis- ja lähtöpäivällä sekä huonenumerolla

10. Henkilötietojen vastaanottajat

Annettujen tietojen perusteella voidaan päivittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan asiakasrekisterin tietoja osoitteen, syntymäajan ja mukana matkustavien henkilöiden tiedoilla.

Tiedot voidaan luovuttaa viranomaisille paikallisen poliisilaitoksen ohjeiden mukaan tai erikseen pyydettäessä lain 308/2006 pykälien 8 ja 9 mukaisesti.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU-US Privacy Shield -tietosuojajärjestelyyn tai  EU:n mallisopimuksiin

12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Matkustajarekisterin muodostavia matkustajailmoituksia säilytetään yksi (1) vuosi, minkä jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä suoramarkkinointia.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Matkustajailmoituksen täyttämättä jättäminen voi estää majoittumisen kyseessä olevaan hotelliin.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Ei profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Matkustajailmoitukset säilytetään lukittavissa olevassa tilassa, johon pääsy on vain rajatulla joukolla toimipaikan henkilökuntaa

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin ja tietoihin perustuen esimerkiksi esiinnytään rekisteröidyn nimissä. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.