DATASKYDDSBESKRIVNING (i kraft fr.o.m. 1.4.2024)

Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

1. Personuppgiftsansvarig

Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK

Postadress: PB 1, 00088 S-GRUPPEN

S-gruppens ägarkundstjänst: 010 76 5859

Besöksadress: Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors

FO-nummer 0116323-1

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Person som ansvarar för registerfrågor

tietosuoja.asiakkuus@sok.fi

4. Registrets namn

S-gruppens ägarkunds- och kundregister

5. Användningssyften för personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att producera S-gruppens ägarkundssystem och därtill hörande tjänster och förmåner, uträttande av ärenden i webbutiker, skötsel av ägarkundsrelationer och övriga privatkundsrelationer, direktmarknadsföring, producera inriktat och personligt innehåll samt planera och utveckla S-gruppens affärsverksamhet och för att sköta tillhörande analys, profilering och genomförande av opinions- och marknadsundersökningar samt för att behandla kundrespons.

I registret upprätthåller vi handelslagens medlemsförteckningar enligt lagen om andelslag.

Vi kan behandla dina personuppgifter i de sammanslutningar som hör till S-gruppen vid var tidpunkt. Vi kan använda dina personuppgifter för marknadsföringssyften hos sammanslutningar som ingår i S-gruppen och hos samarbetspartner. S-gruppen avser handelslagen och SOK-koncernen med dotter- och andelsbolag. Samarbetspartner avser bonuspartner eller kommersiella företag som har ett samarbete eller gemensam marknadsföring med S-gruppen eller köper mediasynlighet av S-gruppen.

6. Grunden för behandlingen av personuppgifter

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Vi har bedömt det berättigade intresset utifrån att S-gruppens verksamhet är kooperativ och att vi ägs av ägarkunderna. Det är frivilligt och öppet att ansluta sig till ägarkundssystemet som omfattar hela S-gruppen. Syftet med S-gruppens verksamhet är att genom affärsverksamhet producera kundorienterade, betydelsefulla och kostnadseffektiva tjänster och förmåner för ägarkunderna, och på så sätt främja ägarkundernas ekonomiska välfärd. Analys av köpbeteende, beräkning av kundprofiler samt därtill hörande direktmarknadsföring och inriktning av innehåll samt opinions- och marknadsundersökningar är centrala metoder för att uppnå detta mål. Vi ser till att behandlingen på grund av berättigat intresse är proportionell mot dina fördelar och motsvarar dina skäliga förväntningar.

Du har rätt att motsätta dig behandling av personuppgifter utifrån berättigat intresse genom att förbjuda insamling av mer detaljerade köpuppgifter än kvittots slutsumma, analys och kundkategorisering, analystjänster och profilering, opinions- och marknadsundersökningar, direktmarknadsföring samt inriktning av reklam i kanaler utanför S-gruppen. Du kan neka till viss behandling genom att logga in på S-användarkontot på https://s-kayttajatili.fi/sv eller genom att kontakta den personuppgiftsansvarige.

8. Personuppgifter som behandlas

Vi behandlar dina personuppgifter om du hör till någon av följande kundgrupper:

Grundläggande uppgifter om en person:

Kontaktuppgifter:

Personaluppgifter:

Uppgifter om medlemskap i handelslag:

Faktureringspartner som ger Bonus:

Uppgifter om ägarkundshushåll:

Utbetalningskonto för förmåner:

S-Förmånskort, S-Banken Private Visa-kort:

Koder:

Kundgrupper:

Beställningar, aktiverade tjänster och uppgifter om användningen av tjänsterna:

Uppgifter om tillstånd och förbud, det vill säga samtycken till och motsättanden av behandling

Köpuppgifter, uppgifter om utbetalade förmåner och rabatter:

Kundens digitala fotspår

Uppgifter om handel i webbutiker

Kundrespons

Svar på undersökningsenkäter baserade på samtycke

9. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Vi får dina uppgifter från ägarkundsavtalet som du själv ingår och av dig själv under kundrelationen per telefon, över internet, per e-post eller på motsvarande sätt samt när du använder tjänster. Uppdateringar av uppgifter om namn, adresser, mobiltelefonnummer och dödsfall kan även fås av myndigheter och företag som tillhandahåller uppdateringstjänster. Uppgifter om förbud i Puhelin-Robinson och Posti-Robinson fås av Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto r.y. Personaluppgifter och uppgifter om rätt till rabatt hämtas från S-gruppens register över anställda.

Vi får ditt namn och din adress, din personbeteckning, ditt födelsedatum, ditt kön, ditt språk, dina elektroniska kontaktuppgifter samt direktmarknadsföringsförbud, elektroniska marknadsföringstillstånd, förbud mot undersökningsenkäter och telefonmarknadsföring när du uppdaterar dessa i S-Banken. S-Banken ger oss också information om dina S-Förmånskort med betalningsfunktioner och det konto som du har angett som utbetalningskonto för förmåner för beräkning och utbetalning av Bonus.

Vi får dina uppgifter om din användning av S-Förmånskortet och ärenden som du har uträttat inloggad från de sammanslutningar som ingår i S-gruppens ägarkundsssystem och av de samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus. Dessutom kan vi få uppgifter från sammanslutningar som ingår i S-gruppen samt av samarbetspartner som ingår i ägarkundssystemet och vars tjänster du identifierar dig i med S-förmånskortet eller andra koder som getts till dig.

Dessutom får vi i begränsad omfattning personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder från SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 17 i denna beskrivning.

10. Mottagare av personuppgifter

Till skattemyndigheterna utlämnar vi uppgifter om ränta på insatsen som betalts till en medlem i handelslaget och uppgifter om kapitalåterbäringar till medlemmar som utträtt. Vi kan också utlämna uppgifter inom ramen för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förutsätter, t.ex. som svar på myndigheternas begäran om uppgifter.

Till handelslaget utlämnar vi uppgifter om dina beställningar i online matbutiken för att dina beställningar ska kunna genomföras.

Vi lämnar uppgifter om leverans av din beställning till Posti och motsvarande aktörer, t.ex. PostNord, för leverans av de produkter som du har beställt. Utlämnande av uppgifter bygger på ett avtal som har ingåtts vid köp av en produkt.

Med ditt samtycke utlämnar vi uppgift om ditt ägarkundskap till samarbetspartner som beviljar S-gruppens Bonus.

Med ditt samtycke kan vi lämna ut dina uppgifter till parter utanför S-gruppen eller för externa ändamål, till exempel vetenskaplig forskning.

Dina personuppgifter som är förknippade med kundrespons tas emot och behandlas av S-gruppens interna kundserviceteam samt produktexperter som deltar i behandlingen av responsen.

Din kundgruppering och dina demografiska uppgifter kan också behandlas tillsammans med uppgifter i andra SOK-kundregister i den analys och rapportering som görs per kundgrupp för att utveckla affärsverksamheten. Dessa uppgifter kan också användas för att förbättra kvaliteten på och inriktningen av kundservicen till exempel när du bokar ett rum på S-gruppens Sokos Hotell.

Dessutom lämnar vi i begränsad omfattning ut personuppgifter om SOK:s och S-Bankens gemensamma kunder till SOK:s och S-Bankens gemensamma register, se punkt 17 i denna beskrivning.

11. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation och skyddsgarantier som används

Vi använder underleverantörer för behandlingen av personuppgifter. Personuppgifterna överförs till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) i den utsträckning som behövs för att tillhandahålla tjänsterna, utföra tekniskt underhåll och erbjuda support. Vi kan utföra sådana överföringar om Europeiska kommissionen har beslutat att nivån på mottagarlandets eller mottagarorganisationens dataskydd är tillräcklig eller om vi annars kan säkerställa att nivån för skyddet av personuppgifter är tillräcklig i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen till exempel genom att använda de standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen godkänt.

Standardavtalsklausulerna som Europeiska kommissionen har godkänt finns här [link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021D0914].  

12. Lagringstid för personuppgifter

Dina personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt, dock alltid minst så länge som din kund- och avtalsrelation gäller. Vi raderar grundläggande uppgifter om avslutade kundrelationer, kontaktuppgifter (ej postnummer), uppgifter om tillstånd och förbud samt uppgifter om beställningar och ibruktagande av tjänster inom två år efter att uppgifterna har upphört att gälla. Digitalt fotavtryck efter given respons och användning av webbtjänster och mobiltjänster raderas två år efter att data om det har tillkommit. Vi raderar med jämna mellanrum föråldrade uppgifter och uppgifter som har blivit onödiga i registret enligt den fastställda livscykeln för personuppgifter.

Kunden kan ha en gällande kundrelation via ett S-användarkonto och baserat på sin ägarkundsrelation, antingen samtidigt eller vid olika tider.  

En ägarkundsrelation börjar när kunden blir medlem i ett handelslag eller ett ägarkundshushåll, och upphör när ägarkundsavtalet går ut när personen träder ut ur handelslaget eller ägarkundshushållet. Då upphör även rätten att använda S-Förmånskortet.  

Vi behandlar köpuppgifter på produktnivå, vilka har samlats in vid köp, under hela den tid som ägarkundsrelationen gäller. När kunduppgifter behandlas för analyssyften baserat på berättigat intresse, slutar behandlingen när kunden inte längre är medlem i ett ägarkundshushåll, dvs. ägarkundsavtalet har upphört att gälla. Vi raderar ägarkundens köpuppgifter på produktnivå som behandlats baserat på berättigat intresse, uppgifter om utbetald Bonus och betalningssättsförmåner, uppgifter om ägarkundshushåll och postnummer som upphört och kundkategoriseringar sex månader efter att ägarkundsrelationen har upphört. Vi raderar övriga uppgifter om ägarkundsavtal som gått ut (högst fem år gamla uppgifter om bonusköp (slutsumma på köp som ger Bonus) och uppgifter om ägarkundshushåll) senast fem år efter att ägarkundsrelationen har upphört.

Uppgifter om medlemskap i handelslaget och insatsbetalningar raderas när det har gått sex år sedan utgången av räkenskapsåret för den sista penningtransaktionen.

Kunden blir S-användarkontokund när kunden godkänner användarvillkoren för S-gruppens digitala tjänster, dvs. när ett avtal om ett S-användarkonto ingås. När kunden har gjort inköp efter att ha loggat in på sitt S-användarkonto, behandlar vi kundens köpuppgifter på produktnivå under hela den tid som kundrelationen baserad på S-användarkontot gäller. En kundrelation baserad på S-användarkontot upphör när kunden begär att kontot ska avslutas eller när kunden inte har använt kontot på två år. När köpuppgifterna på produktnivå är anslutna till ett S-användarkonto, raderas uppgifterna när kundrelationen har upphört. Observera att vi av tekniska skäl tillsvidare inte kan radera S-användarkontouppgifter vars lagringstid har gått ut på grund av att användaren har varit passiv. Kunden kan be att få sitt konto och sina S-användarkontouppgifter raderade.

13. Den registrerades rättigheter

Du har följande rättigheter:

Du kan själv ta del av de uppgifter som har lagrats om dig i S-gruppens ägarkunds- och kundregister genom att logga in på S-användarkontot på https://s-kayttajatili.fi/sv. På S-användarkontot kan du också uppdatera vissa av dina uppgifter.

Du kan återta ett givet samtycke och motsätta dig behandling och direktmarknadsföring som baseras på berättigat intressen och på det sättet styra hur vi använder dina personuppgifter. Detta kan du göra genom att ge och avlägsna tillstånd och förbud till exempel genom att logga in på S-användarkontot på https://s-kayttajatili.fi/sv, i S-mobil eller den länk du får i e-postmeddelanden.

Om du vill utnyttja dina rättigheter eller få mer information om behandlingen av dina personuppgifter kan du också kontakta den personuppgiftsansvarige genom att skicka e-post till tietosuoja.asiakkuus@sok.fi.

Du har också rätt att lämna in en klagan hos tillsynsmyndigheten om du anser att vi bryter mot tillämplig dataskyddsreglering i behandlingen av dina personuppgifter.

14. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal

En förutsättning för att bli ägarkund och ansluta sig S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas. Om personuppgifter inte lämnas kan ett avtal inte ingås.

En förutsättning för anslutning till ett ägarkundshushåll och S-gruppens ägarkundssystem är att de uppgifter som krävs för ingående av avtal (namn, adress, en av Finlands folkbokföring given personbeteckning eller födelsedatum) lämnas.

En förutsättning för de tjänster som produceras utifrån uppgifterna i registret är att de uppgifter som är nödvändiga för ingående av varje serviceavtal lämnas. Uppgifterna som krävs för ingående av ett serviceavtal varierar enligt tjänst.

15. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Vi använder inte uppgifterna i registret som grund för automatiskt beslutsfattande eller profilering, som skulle ha rättsliga effekter för dig. Om du har aktiverat tjänsten Samla och skanna genomför vi automatiskt beslutsfattande i tjänsten utgående från uppgifter om användningen av tjänsten och skannern. Du kan hänvisas till en kontrollräkning till kassan utgående från analysen.

16. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar dina personuppgifter omsorgsfullt under hela den tid de finns hos oss med adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Våra systemleverantörer behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.

I S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom säkerhetsplanering och riskhantering på förhand, metoder för att skydda datakommunikationen och genom att använda säkra utrymmen för utrustningen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om dina personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder skulle hamna i fel händer, är det möjligt att identitetsstöld eller annat missbruk av dina personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.

17. Behandling av SOK:s och S-Bankens gemensamma kunduppgifter

17.1. Ändamålet med det gemensamma registret och registrerade

Centrallaget för Handelslagen i Finland (SOK) som personuppgiftsansvarig och S-Banken Abp som personuppgiftsansvarig är gemensamt personuppgiftsansvariga för de uppgifter som beskrivs i detta dataskyddsregister. Här anger vi vilka som hör till detta register samt de uppgifter som behandlas i registret. Dessutom anger vi hur de gemensamt personuppgiftsansvarigas roller har ordnats i relation till de registrerade. Detta avsnitt kompletterar dataskyddsregistren för SOK:s och S-Bankens kundregister.

Fysiska personer som hör till det gemensamma registret:

S-gruppens och S-Bankens gemensamma uppgift är att tillhandahålla förmåner och tjänster för sina kunder. Syftet med det gemensamma registret är att göra det möjligt att tillhandahålla och utveckla tjänsterna och förmånerna i fråga, så att du som registrerad kan dra nytta av dina kundrelationer med både handelslaget och banken på bästa möjliga sätt. Med hjälp av det gemensamma registret kan vi också utveckla S-gruppens och S-Bankens gemensamma mobilapp S-mobil så att den blir ännu bättre.

Genom det gemensamma registret vill vi också göra det så enkelt som möjligt för dig att administrera uppgifter om din kundrelation och hantera de samtycken som är införda i det gemensamma registret.

Som personuppgiftsansvariga använder vi uppgifterna i det gemensamma registret för de gemensamma användningsändamål som beskrivs nedan. Dessutom används uppgifterna separat för användningsändamål som anges i dataskyddsregistren för S-gruppens ägarkunds- och kundregister och S-Bankens kundregister.

17.2. Ändamålet med det gemensamma registret och registrerade

* Personuppgifter behandlas också självständigt som en del av SOK:s ägarkunds- och kundregister samt S-Bankens kundregister för deras egna användningsändamål.

17.3. Mottagare och kategorier av mottagare av personuppgifter

Vi lämnar ut personuppgifter från det gemensamma registret till S-gruppens ägarkunds- och kundregister samt S-Bankens kundregister i enlighet med tabellen ovan. Dessa uppgifter används bland annat för att administrera grundläggande uppgifter, utveckla S-mobil och göra kundanalys. Vi kan lämna ut uppgifterna i registret till tredje parter i enlighet med dataskyddsregistren för registren.

Vi ser till att dataöverföringen är lagenlig, när det med tanke på det tekniska genomförandet av behandlingen av personuppgifter är nödvändigt att överföra kunduppgifter till länder utanför EU/EES.

17.4. Den registrerades rättigheter i det gemensamma registret

Som registrerad kan du vända dig till vilken som helst av de personuppgiftsansvariga för att utöva dina rättigheter gällande de gemensamma uppgifterna. Vi rekommenderar att du vänder dig till den personuppgiftsansvarige som är relevant för utövandet av dina rättigheter. Vid ärenden i anknytning till din kundrelation hos ett handelslag kan du vända dig till SOK och vid bankärenden till S-Banken.

Om du anser att behandlingen av personuppgifter inte är laglig, har du rätt att lämna in ett klagomål eller ta kontakt med dataombudsmannens byrå som fungerar som tillsynsmyndighet.

Du kan förhindra behandlingen av dina personuppgifter för reklam och analys genom att använda din förbudsrätt eller genom att återkalla ditt samtycke. Till följd av detta kan till exempel innehållet i S-mobil vara mindre personifierat och vi kan inte rikta meddelanden eller reklam till dig på bästa möjliga sätt.

17.5. Kontaktuppgifter

Det gemensamma registrets dataskyddsombuden och deras kontaktuppgifter: