S-grupi ühistuliikmete ja klientide register

PRIVAATSUSPOLIITIKA (alates 25.05.2018) Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (EL) 2016/679, artiklid 12, 13, 14 ja 19

1. Isikuandmete vastutav töötleja

Suomen Osuuskauppojen keskuskunta SOK Postiaadress: PL 1, 00088 S-RYHMÄ S-grupi ühistuliikmete teenindus: 010 76 5858 Vastuvõtuaadress: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki Registrikood 0116323-1

2. Vastutava andmekaitsetöötaja kontaktandmed

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Kontaktisik registriga seotud küsimustes

Leena Tikkanen, tietosuoja.asiakkuus@sok.fi

4. Registri nimi

S-grupi ühistuliikmete ja klientide register

5. Isikuandmete töötlemise eesmärk

Register sisaldab ühistuseadusega kooskõlas olevaid ühistuliikmete nimekirju. Registri isikuandmete töötlemise eesmärk on ka S-grupi ühistuliikmesüsteemi ja sellega seotud teenuste ja soodustuste pakkumine, suhtekorraldus ühistuliikmete ja teiste eraisikutest klientidega, turundus ning S-grupi äritegevuse planeerimine ja arendamine. S-grupi all mõistetakse ühistuid ja SOK-kontserni, selle tütarettevõtteid ja kaasotsustusõigusega ettevõtteid. Registris olevaid andmeid tohib töödelda S-gruppi parajasti kuuluvates ühistutes ja kasutada S-gruppi parajasti kuuluvate ühistute ning ühistuliikmesüsteemi kuuluvate koostööpartnerite turundustegevuseks vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele.

6. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus

Isikuandmete töötlemisel lähtutakse järgmistest õiguslikest alustest: Artikkel 6.1 b) Leping - Ühistu liikmehaldus - S-grupi ühistuliikmesüsteemi ja sellega seotud teenuste ja soodustuste pakkumine ning suhtekorraldus ühistuliikmetega - Ühistuliikmesüsteemiga seotud kliendikommunikatsioon ning turunduse ja reklaami isikupärastamine - Personalisoodustuste õiguse teostamine

Artikkel 6.1 a) Nõusolek - Internetiturundus - Suhtekorraldus teiste eraisikutest klientidega ning turunduse ja reklaami isikupärastamine

Artikkel 6.1 c) Seadusest tulenev kohustus - Ühistuseadusega kooskõlas oleva avaliku ühistuliikmete nimekirja haldamine - Andmete väljastamine maksuametnikule kooskõlas maksualase seadusandlusega

Artikkel 6.1 f) Õigustatud huvi S-grupi äritegevuse planeerimine ja arendamine, nt analüütika, arvamus- ja turu-uuringud - Andmete väljastamine S-grupi ühistute vahel. - Otseturundus (nt profiilianalüüs ja isikupärastatud reklaam internetis)

7. Isikuandmete vastutava töötleja õigustatud huvi

Enamasti on isikuandmete vastutava töötleja õigustatud huvi aluseks vastutava töötleja ja andmesubjekti omavaheline kliendi- vm analoogne suhe. Andmesubjekti huvide ja õiguste põhjalik hindamine kuulub vastutava töötleja kohustuste hulka.

8. Töödeldavate isikuandmete koosseis

Registris töödeldakse järgmiste klientide andmeid: - ühistuliikmed: isikud, kes on või on olnud ühistu liikmed - ühistuliikme leibkond: isikud, kes kuuluvad või on kuulunud ühistuliikme leibkonda, kuid kes ise ühistu liikmed ei ole - muud kliendid: isikud, kes ei kuulu ühistuliikme leibkonda, kuid kes on tellinud S-grupi ühistuliikmete ja klientide registri põhjal pakutavaid teenuseid, nt S-tunnus või e-uudiskiri.

9. Töödeldavate isikuandmete liigid

Registris tohib töödelda kliendi kohta järgmisi kehtivaid või aegunud allpool esitatud tabelis toodud andmeid, mis on lahti kirjutatud tabeli all:

Isikuandmed: - ees- ja perekonnanimed, isikukood, sünniaeg, sugu, keel, andmete nõudmise keeld, reklaami saatmise keeld - kliendinumber, kliendistaatuse algus ja kehtivus - rahvastikuinfosüsteemist ja teenuse osutajatelt saadud keeldude ja uuenduste andmed

Kontaktandmed: - ametlik postiaadress, ajutine postiaadress, linn/vald, riigi kood, mobiiltelefon, telefoni internetiturunduse nõusolek, muu telefoninumber, e-postiaadress, e-posti internetiturunduse nõusolek

Personaliandmed: - andmed töötajaks olemise ja soodustuste õiguse kohta

Ühistute liikmeandmed: - koduühistu, liikmenumber, liikmestaatus, liikmelisuse algus- ja lõpukuupäev, liitumise koht - liikmemaksu staatus, tasutud liikmemaks, liikmemaksu täies mahus tasumise kuupäev ja maksetehingud - andmed liikmemaksu kohta tasutud intresside ja tagasimakstud ülejäägi kohta

Boonust arvestavad arvelduspartnerid: - registreerimised boonust arvestavate koostööpartnerite juures, kehtivus

Ühistuliikme leibkonna andmed: - ühistuliikme leibkonna põhiliige, põhiliikmega samasse ühistuliikme leibkonda kuuluvad isikud

Boonusekonto - boonusekonto number ja liik

S-Etukortti: - kaardi number, kaardi liik, kaardi kehtivusaeg, kaardi sulgemise põhjus - andmed selle kohta, millise ühistuliikme leibkonnaga kaardiga tehtud boonusostud ühendatakse - andmed selle kohta, millist koduühistut on kaardi tellimisel kasutatud

Koodid: - S-kood, kliendikood

Kliendigrupid: - kliendi grupeerimine (nt digitaalsete teenuste kasutamisega seotud grupid, Sokos ja Emotion peamised ostukohad ja kliendiklassid) - andmed kliendi osalemise kohta organisatoorsetes tegevustes

Tellimused, kasutatavad teenused ja teenuste kasutamisega seotud andmed: - andmed tellitud/kasutatavate teenuste kohta (mh uudiskirjad, Ässäraati, S mobiil, e-kviitung) - andmed tuvastamist eeldavate e-teenuste, nt mobiilteenuste kasutamise kohta - kliendi poolt teenusesse sisestatavad andmed, teenuse kasutamisega loodavad andmed - andmed suhtekorraldusega tegeleva vastutava töötleja suhtluse kohta kliendiga

Teenusepiirangud: - Väljaande Yhteishyvä saatmise keeld, erilotsepostituste keeld, telefoniturunduse keeld, uuringute küsitluste keeld, garantiikviitungi keeld, tootepõhise ostuinfo keeld, e-posti teavituste keeld

Ostuandmed, andmed väljamakstud boonuse, kütuseboonuse ja makseviisisoodustuse kohta: - ühistuliikmete soodustustega tehtud ostudeks kasutatud S-Etukortti -kaardi number või liikme-/asjaajamisnumber, tehingu kuupäev, kellaaeg, tehingu koht, kaardi kasutusviis, tehingu andmed ostukviitungi lõppsumma, tootegrupi või toote alusel - väljamakstud boonus, kütuseboonus ja makseviisisoodustus - saadud personalisoodustused - e-garantiikviitungid, e-kviitungid

Kliendi digitaalne jalajälg - sisseloginud kliendi netilehtede ja mobiiliteenuste kasutajaandmed - küpsistega kogutud andmed sisseloginud kliendi netilehtede ja mobiiliteenuste kohta

E-poega seotud andmed - andmed salvestatud ostukorvi, tellimuste ja tarnete kohta - e-poe kliendisegment

10. Isikuandmete allikas ja selle kirjeldus, kui andmed on kogutud avalikest allikatest

Andmeid saadakse kliendi poolt tehtud ühistuliikme lepingust ja kliendi enda käest kliendisuhte jooksul telefoni, interneti, e-posti teel või muul analoogsel viisil ning teenuste kasutamise kaudu. Nime-, aadressi-, telefoninumbrimuutuste ja surma andmeid on võimalik saada ka vastavaid andmeid pakkuvate ametiasutuste ja ettevõtete käest. Personaliandmed ja andmed soodustuste õiguste kohta saadakse S-grupi töötajaregistritest. Kliendi põhiandmed, nt nimi ja aadress, digitaalsed kontaktandmed ning nõusolekud ja keelud uuenevad registris automaatselt, kui klient neid kas S-gruppi kuuluvates ettevõtetes või S-Pankki pangas uuendab. S-Etukortti kaardi kasutamisega seotud andmeid saadakse S-grupi ühistuliikmesüsteemi kuuluvate ühistute ja S-grupi koostööpartnerite kassasüsteemidest. Andmeid on võimalik saada ka S-gruppi kuuluvatest ühistutest ning ühistuliikmesüsteemi kuuluvatelt koostööpartneritelt, kelle teenustesse logitakse sisse S-Etukortti kaardiga või muude kliendile väljastatud koodidega.

11. Isikud, kellele andmeid edastatakse

SOK väljastab maksuametile andmeid ühistu liikmetele makstud liikmemaksu intresside ja ühistust lahkunud liikmete sissemaksutagastuste kohta. SOK-l on õigus väljastada andmeid kehtiva seadusandlusega lubatud ja kohustatud ulatuses nt ametlikele teabepäringutele vastates. Juhul, kui klient on ka S-Pankki panga klient, edastab SOK S-Pankki pangale kliendi põhiandmete uuendused. SOK väljastab kliendi taotlusel info kliendi ühistuliikmeks oleku kohta S-grupi boonust arvestavatele koostööpartneritele.

12. Isikuandmete edastamine kolmandasse riiki või rahvusvahelisele organisatsioonile ja kasutatud andmekaitsetagatised

Kasutame isikuandmete töötlemisel allhankijaid, ja andmete edastamine väljapoole Euroopa Liitu (EL) ja Euroopa Majanduspiirkonda (EMP) on väga minimaalne. Kliendiinfosüsteemide tehniline hooldus võib toimuda isikuandmete kaitse seadusandluses sätestatud tingimustel kaugühenduste kaudu ka väljaspool Eli ja EMPd. Kliendiandmeid edastatakse väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda juhul, kui see on isikuandmete töötlemise tehnilise teostamise seisukohast vajalik. Meie hoolduse ja tehnilise toe koostööpartnerite andmekaitsealaste kohustuste täitmist reguleerivad EL-USA andmekaitseraamistik Privacy Shield ja ELi tüüplepingud. Isikuandmeid ei edastata rahvusvahelistele organisatsioonidele.

13. Isikuandmete säilitamise tähtaeg

Isikuandmeid säilitatakse ainult seni, kuni see on vajalik. Registri isikuandmeid säilitatakse vähemalt kliendi kliendi- ja lepingusuhte kehtivuse ajal. Registrist eemaldatakse aegunud andmeid regulaarselt. Ostuandmed ja info makstud boonuste ja makseviisisoodustuste kohta ning varasemad kliendi põhiandmed, nõusolekud, keelud ja tellimisandmed ning ühistuliikme leibkonna andmed eemaldatakse 2 aasta möödudes. Ühistu liikmelisusega seotud andmed ja info liikmemaksutehingute kohta eemaldatakse peale seda, kui viimase maksetehingu aruandeperioodi lõpust on möödunud 6 aastat. Profiilianalüüsi andmed eemaldatakse 2 aasta möödudes.

14. Andmesubjekti õigused

Kliendil on järgmised õigused: - Õigus tutvuda isikuandmetega; - Õigus andmete parandamisele; - Õigus andmete kustutamisele (kui töötlemise aluseks on nõusolek või andmete säilitamiseks ei ole seaduslikku alust) - Õigus isikuandmete töötlemise piiramisele (andmete õigsuse vaidlustamine või ebaseaduslik töötlemine) - Õigus esitada vastuväiteid (otseturundus või muu õigustatud huvi alusel toimunud töötlemine) - Õigus nõusolek tühistada - Õigus kanda andmeid ühest süsteemist teise (automaatse töötlemise korral) - Õigus saada teavet isikuandmetega seotud rikkumisest

Kui andmesubjekt soovib oma õigusi teostada või saada isikuandmete töötlemise kohta lisateavet, tuleb pöörduda käesolevas privaatsuspoliitikas mainitud isikuandmete vastutava töötleja poole.

Andmesubjektil on õigus esitada kaebus andmekaitse inspektsioonile, kui ta leiab, et teda puudutavate isikuandmete töötlemisel rikutakse kohaldatavat isikuandmete kaitse seadusandlust.

15. Isikuandmete avaldamata jätmise mõju lepingulistele suhetele

Ühistuliikmeks olemise ja S-grupi ühistuliikmesüsteemiga liitumise tingimuseks on lepingu sõlmimise aluseks olevate andmete (nimi, aadress, Soome rahvastikuasutuse poolt väljastatud isikukood) esitamine. Isikuandmete esitamata jätmine on takistuseks lepingu sõlmimisele.

Ühistuliikme leibkonna ja S-grupi ühistuliikmesüsteemiga liitumise tingimuseks on lepingu sõlmimise aluseks olevate andmete (nimi, aadress, Soome rahvastikuasutuse poolt väljastatud isikukood või sünniaeg) esitamine. Isikuandmete esitamata jätmine on takistuseks lepingu sõlmimisele.

Registriandmete põhjal osutatavate teenuste tingimuseks on konkreetse teenuselepingu sõlmimiseks vajalike andmete esitamine. Teenuselepingu sõlmimiseks vajalike andmete tüüp sõltub konkreetsest teenusest. Isikuandmete esitamata jätmine on takistuseks lepingu sõlmimisele.

16. Automatiseeritud otsustel või profiilianalüüsil põhinev sisuline teave

Registriandmete alusel ei tehta selliseid automatiseeritud otsuseid või profiilianalüüsi, millega kaasneksid andmesubjekti jaoks õiguslikud tagajärjed.

17. Isikuandmete töötlemise tagajärjed ning tehniliste ja organisatoorsete turvameetmete üldine kirjeldus

Kaitseme hoolikalt isikuandmeid kogu nende elutsükli jooksul, võttes kasutusele asjakohased meetmed andmekaitse ja andmeturbe tagamiseks. Süsteemide pakkujad töötlevad isikuandmeid turvalistes serverikeskustes. Liigipääs isikuandmetele on piiratud ja töötajad on seotud konfidentsiaalsusnõudega.

S-grupp kaitseb isikuandmeid nii ennetava riskijuhtimise ja ohutusplaaniga, andmeside kaitsemeetmete ja turvaliste serverikeskuste, läbipääsukontrolli ja turvasüsteemide kasutamisega. Isikuandmeid sisaldavaid füüsilisi dokumente säilitatakse peale esialgset töötlemist lukustatud ja tulekindlates säilitusruumides. Kasutusõiguste jagamine ja jälgimine on kontrollitud.

Andmekaitsega seotud töötajaid koolitatakse regulaarselt ning hoolitseme ka selle eest, et meie koostööpartnerite töötajad mõistaksid isikuandmete konfidentsiaalsuse ja turvalise töötlemise tähendust. Valime oma alltöövõtjaid hoolikalt. Uuendame pidevalt oma asutusesiseseid tegevusi ja suuniseid. Kui isikuandmed peaksid kõigist turvameetmetest hoolimata sattuma valedesse kätesse, tekib võimalus, et need varastatakse või neid kuritarvitatakse mingil muul moel. Selliste juhtumite ilmsikstulekul asume viivitamatult neid lahendama ja teeme kõik selleks, et ära hoida võimalikke kahjusid. Teavitame isikuandmetega seotud rikkumisest asjaomaseid asutusi ja andmesubjekte seadusega ettenähtud korras..