I S-gruppens ägarkunds- och kundregister underhålls också handelslagens medlemsregister. Utöver detta används registret för skötsel av kundrelationerna med ägarkundhushållen i S-gruppens handelslag samt för uppmärksammande av, kontakter med och marknadsföring till dessa. Uppgifterna i registret används bl.a. då handelslaget betalar ägarkunderna köpåterbäring, dvs. Bonus, ränta på insatsen samt eventuell återbäring av överskott.
Personuppgiftslagen förutsätter att en registrerad har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne har sparats i ett register som innehåller personuppgifter. Du kan bekanta dig med personregisterbeskrivningen av S-gruppens ägarkunds- och kundregister nedan.
Om du vill kontrollera dina uppgifter, ska du rikta en skriftlig ansökan till ditt handelslag. Ditt handelslags kundtjänstställen har formulär för ändamålet. Handelslaget kontrollerar din identitet då du lämnar din ansökan.
Du kan välja om du vill få beskrivningen sänd till den hemadress som finns i registret eller om du vill avhämta den på avtalad tid. Beskrivningen levereras så snart som möjligt, senast inom den lagstadgade tidsfristen (3 månader).
REGISTERBESKRIVNING
enligt 10 § Personuppgiftslagen (523/99)
1. Registeransvarig
Namn: SOK, Kundrelations-, kommunikations- och marknadsföringsservice
Postadress: PB 1, 00088 S-GRUPPEN
S-gruppens Ägarkundstjänst: 010 76 5858
Besöksadress: Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors
2. Person som handlägger registerärenden
Namn: Minna Ojala
3. Registrets namn
S-gruppens ägarkunds- och kundregister
4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Ändamålet med registret är att sköta S-gruppens kundrelationer, såsom medlems- och ägarkundsrelationen, samt ägarkundshushållens och de andra kundernas kundrelationer, marknadsföring samt planering och utveckling av affärsverksamhet för sammanslutningar som vid varje tid hör till samma ekonomiska konsortium som S-gruppen (handelslagen och SOK-koncernen med dotterbolag).
I registret hålls också handelslagens i S-gruppen i 3:3 § lagen om andelslag stadgade medlemsförteckning.
Uppgifterna i registret kan behandlas i sammanslutningar som vid varje tid tillhör S-gruppen och användas i marknadsföringssyfte för sammanslutningar som vid varje tid tillhör S-gruppen och samarbetspartner anknutna till bonussystemet.
I registret kan behandlas uppgifter som anges nedan under punkten Registrets informationsinnehåll samt uppgifter om ägarkundshushållens köp specificerade enligt slutsumman av varje kvitto för utbetalning av Bonus, återbäring av överskott och eventuella andra förmåner. I och för planering och utveckling av affärsverksamheten kan man dessutom per kundgrupp behandla uppgifter om inköp på produkt- och produktgruppsnivå samt uppgifter om användningen av S-gruppens tjänster.
Inköpsinformation på produktnivå kan också behandlas kundspecifikt för produktion av tjänster som kunden har tagit i bruk separat t.ex. tjänsten Elektroniskt garantikvitto.
5. Registrets informationsinnehåll
I registret kan man enligt behov behandla följande uppgifter om ägarkunder och andra kunder.
Grunduppgifter:
- för- och släktnamn, adress, telefonnummer, e-postadress, personbeteckning, födelsetid, kön, språk, yrke, utbildning, tidigare personuppgifter, boendeform, uppgift om hemmaboende barns födelseår
- kundnummer, saldoterminalkod, datum för ägarkunds- och kundrelationens början och dess giltighetstid
- förbunds- och uppdateringsuppgifterna från befolkningsregistersystemet
- uppgift on anställning vid S-gruppen, uppgift om medlemskap i handelslagets förvaltningsorgan
- tillstånd till och förbud mot direktmarknadsföring
- uppgift om förmåner allokerade till ägarkunds- och/eller kundhushållet, uppgift om andra kontakter relaterade till underhåll av kundrelationen
Handelslagens medlemsuppgifter:
- namn på handelslaget i vilket personen är medlem, medlemsnummer, medlemskapets status, datum för ansökan, datum för anslutning, verksamhetsställe där anslutning verkställdes, bokningsdatum, betalning av insatsen.
Uppgifter om ägarkundshushållet:
- uppgift om personerna som ingår i ett och samma ägarkundshushåll och deras roller
Kontouppgifter:
- numret på kontot för inbetalning av förmåner och kontots typ
Uppgifter om S-Förmånskort:
- kortets nummer, kortets typ, kortets giltighetstid
- uppgift om till vilket ägarkundshushåll bonusinköp gjorda med kortet allokeras
- uppgift om på basis av vilket medlemskap kortet har beställts
Data om inköp och användningen av tjänster.
- Kortnummer, köpdatum, tid, köpställe, slutsumman av inköpen, betalningssätt för inköp som berättigar till ägarkundsförmåner
- Till kunden anknutna uppgifter om inköp på produktnivå, om kunden har tagit i bruk tjänster (t.ex. tjänsten Elektroniskt garantikvitto) för vars produktion uppgifterna behövs.
- på andra kundrelationer baserade inköp och beställda tjänster (bl.a. via webbtjänsterna och webbutiken, beställning av nyhetsbrev)
6. I regel använda informationskällor
Uppgifterna inhämtas från det av ägarkunden ingångna ägarkundsavtalet och på anmälningar i anknytning till ägarkundssystemet som under pågående ägarkundsrelation lämnats till sammanslutningar i S-gruppen eller i bonussystemet ingående samarbetspartner. Informationen kommer från kundens registreringar samt från anmälningarna som kunden har lämnat under kundrelationen. Uppdateringar av namn- och kontaktuppgifter fås också av myndigheter och företag som erbjuder uppdateringstjänster.
Uppgifterna om S-Förmånskortets användning fås via kassasystemen hos sammanslutningar som är anknutna till bonussystemet.
Information om S-Förmånskortets användning och ägarkundshushållets och kundernas andra aktioner i den digitala miljön kan inhämtas via S-gruppens och de till bonussystemet anknutna samarbetspartnernas webbplatser, informationssystem och andra digitala källor till vilka man loggar in med S-Förmånskortet eller andra identifikationer som överlåtits till ägarkundshushållet och kunderna.
7. Överlåtelse av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU:s gränser
SOK överlåter åt skattemyndigheten uppgifterna om den ränta på andelsinsatsen som betalts ut till en medlem i handelslaget.
SOK kan överlåta uppgifter inom gränserna för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till.
Personuppgifter överförs inte till mottagare utanför EU.
8. Principerna för skyddet av registret
Manuellt sparade uppgifter
Kortansökningarna och alla andra dokument som innehåller kunduppgifter och som hanteras manuellt förvaras efter initialhantering i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Endast vissa anställda i S-gruppen som har undertecknat en förbindelse om tystnadsplikt har rätt att hantera manuellt sparade kunduppgifter.
Elektrtoniskt sparade uppgifter
Det är endast anställda i vissa företag i S-gruppen och i företag som arbetar på uppdrag av S-gruppen och för S-gruppens räkning som har rätt att använda ägarkunds- och kundregistret och underhålla uppgifterna i registret. Varje utsedd användare har en personlig användar-ID och ett lösenord. Varje användare har undertecknat en förbindelse om sekretess- och tystnadsplikt. Systemet skyddas av en brandmur som hindrar aktörer som inte ingår i S-gruppen från att tränga in i systemet.
9. Rätt till kontroll och förbud
Den registrerade personen har rätt att veta vilka uppgifter om honom som finns i registret. Önskan om kontroll skall lämnas skriftligen genom att kontakta S-gruppens kundtjänstställe. Önskan om kontroll skall undertecknas.
Den registrerade personen har rätt att genom att kontakta S-gruppens kundtjänstställe förbjuda hantering och överlåtande av uppgift för distansförsäljning och direktreklam samt marknads- och opinionsundersökningar.