S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen jäsenrekisteriä. Tämän lisäksi rekisteriä käytetään S-ryhmän osuuskauppojen asiakasomistajatalouksien asiakassuhteiden hoitamiseen sekä heidän huomioimiseensa, yhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietojen perusteella asiakasomistajille mm. maksetaan ostohyvitys eli Bonus, osuusmaksun korot sekä mahdolliset ylijäämänpalautukset.
Henkilörekisterilaki edellyttää, että henkilöllä on oikeus nähdä, mitä tietoja hänestä on tallennettu henkilötietoja sisältävään rekisteriin. S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin henkilörekisteriseloste löytyy alapuolelta.
Mikäli haluat tarkistaa omat tietosi, on sinun laadittava kirjallinen pyyntö osuuskaupallesi. Pyyntöä varten saat osuuskaupan asiakaspalvelupisteestä lomakkeen. Kirjallisen pyynnön jättämisen yhteydessä tarkistamme henkilöllisyytesi.
Tämän jälkeen voit valita, haluatko rekisteriotteen lähetettäväksi rekisterissä olevaan osoitteeseesi vai haluatko noutaa sen sovittuna aikana. Seloste toimitetaan mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään lakisääteisen ajan (3 kuukautta) kuluessa.
Henkilörekisteriseloste
Henkilötietolain (523 /99)10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: SOK Asiakkuus-, viestintä- ja markkinointipalvelut
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Nimi: Minna Ojala
3. Rekisterin nimi
S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on S-ryhmän asiakassuhteiden kuten jäsen- ja asiakasomistajasuhteiden sekä asiakasomistajatalouksien ja muiden asiakkaiden asiakassuhteiden hoitaminen, markkinointi sekä S-ryhmän (osuuskaupat ja SOK-yhtymä tytäryhtiöineen) kanssa kulloinkin samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhteisöjen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen.
Rekisterissä ylläpidetään myös S-ryhmän osuuskauppojen osuuskuntalain 3:3 §:n edellyttämää jäsenluetteloa.
Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvissa yhteisöissä ja käyttää S-ryhmään kulloinkin kuuluvien sekä bonusjärjestelmään kuuluvien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin.
Rekisterissä voidaan käsitellä tietosisältökohdan mukaisia tietoja sekä tietoja asiakasomistajatalouksien ostoista kuitin loppusummatasolla ostojen perusteella tehtävää Bonuksen, ylijäämänpalautuksen ja mahdollisten muiden etujen maksamista varten. Liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi voidaan asiakasryhmittäin käsitellä lisäksi ostotietoja tuote- ja tuoteryhmätasolla sekä tietoja S-ryhmän palveluiden käyttämisestä.
Tuotetasoisia ostotietoja voidaan käsitellä myös asiakaskohtaisesti asiakkaan erikseen käyttöönottamien palveluiden, esim. sähköisen takuukuittipalvelun tuottamiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä asiakasomistajista ja muista asiakastyypeistä tarpeellisuuden mukaan seuraavia tietoja.
Perustiedot:
- etu- ja sukunimet, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, kansalaisuus, ammatti, koulutus, aikaisemmat henkilötiedot, asumismuoto, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista
- asiakasnumero, saldopäätetunnus, asiakasomistajuuden ja asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika
- väestötietojärjestelmästä saadut kielto- ja päivitystiedot
- tieto S-ryhmän henkilökuntaan kuulumisesta, tieto S-ryhmän osuuskaupan hallintoelimiin kuulumisesta
- suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
- tieto asiakasomistaja- ja/tai asiakastalouteen kohdistetuista eduista, tieto muusta asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä yhteydenpidosta
Osuuskauppojen jäsentiedot:
- jäsenyysosuuskaupan nimi, jäsennumero, jäsenyyden tila, hakemuspäivä, liittymispäivä, liittymistoimipaikka, kirjauspäivä, osuusmaksun maksaminen
Asiakasomistajatalouden tiedot:
- tieto samaan asiakasomistajatalouteen kuuluvista henkilöistä ja rooli
Tilitiedot:
- etujen maksutilin tilinumero ja tilityyppi
Tiedot S-Etukorteista:
- kortin numero, korttityyppi, kortin voimassaoloaika
- tieto siitä, mihin asiakasomistajatalouteen kortilla tehdyt bonusostot yhdistetään
- tieto siitä, mihin jäsenyyteen perustuen kortti on tilattu
Ostotiedot ja tiedot palveluiden käytöstä:
- asiakasomistajaetuihin oikeuttaviin ostoksiin käytetyn S-Etukortin korttinumero, ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, ostosten loppusumma, maksutapa
- tuotetasoisia asiakkaaseen liitettyjä ostotietoja, mikäli asiakas on ottanut käyttöönsä palveluita, joiden tuottamiseen tietoja tarvitaan (esim. sähköinen takuukuitti –palvelu)
- muuhun asiakkuuteen perustuvat ostot ja tilatut palvelut (mm. verkkopalveluissa ja -kaupassa asiointi, uutiskirjeiden tilaus)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakasomistajan tekemästä asiakasomistajasopimuksesta ja asiakasomistajuuden aikana S-ryhmän yhteisöille tai bonusjärjestelmään kuuluville yhteistyökumppaneille tehdyistä asiakasomistajajärjestelmään liittyvistä ilmoituksista. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
S-Etukortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan S-ryhmän bonusjärjestelmään kuuluvien yhteisöjen kassajärjestelmistä.
S-Etukortin käytöstä ja asiakasomistajatalouden sekä asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja S-ryhmän sekä bonusjärjestelmään kuuluvien yhteistyökump-paneiden internetsivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita asiakasomistajataloudelle sekä asiakkaille annettuja tunnuksia.
7. Tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
SOK luovuttaa verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta. SOK voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalisesti tallennetut tiedot
Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla S-ryhmän työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Sähköisesti tallennetut tiedot
Ainoastaan määrätyillä S-ryhmän ja S-ryhmän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa S-ryhmän ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen.